Lad dit brand blomstre i den virtuelle virkelighed
I bro knuselsker vi besøg. I tiden før corona (hvis du kan huske, at der var sådan én?) havde vi huset fuldt af kunder, venner af huset, praktiksøgende studerende, morgenmødemennesker og arbejdsomme deltagere fra vores uddannelser i adfærdsdesign og ledelse. Jo flere, jo bedre.
Som alle andre befinder vi os nu i en hverdag med en masse virtuelle mødealternativer. Hakkende lyd og deltagere med spøjse ”hvor-mon-jeg-slukker-for-kameraet-grimasser” er blevet hverdagskost.
Men hvordan skal vi holde styr på de tekniske dimensioner og samtidig agere stærke kommunikatører, der skaber værdifulde relationer og elegant udlever vores brand?
Ja, det har vi sjovt nok gjort os nogle erfaringer med. De er så enkle, at de grænser til banaliteter. Men det skal ikke afholde os fra at dele dem med dig, kære læser, for de er også ret så værdifulde.
Så scroll ned, og få en håndfuld hårdt optjente læringer fra vores virtuelle virkelighed.
1. Stemning i cyberspace
Duften af friskbrygget kaffe og lune croissanter, lyden af Chet Bakers Funny Valentine, varme smil og fremstrakte hænder fra søde veloplagte konsulenter, der tager imod dig i døren: Det er den oplevelse, vi altid har stræbt efter at skabe på vores kontor på Esplanaden. Og den er altså småsvær at levere, når nu smørduften og det hjertelige håndtryk ikke kan presses gennem et internetkabel.
Så her er den første banale, men vigtige læring: Tænk over, hvilken stemning du gerne vil skabe hos dem, der møder dig og din virksomhed, og overvej så, hvordan kan du overføre den til dit virtuelle møde.
Du kan fx indlede med et velkomstslide:
På større møder eller webinarer har vi oplevet, at det fungerer godt at byde velkommen i god tid: Helt lavpraktisk sætter vi et velkomstslide op i det virtuelle møderum en halv times tid før, mens Spotify sikrer lydtæppet i baggrunden. Vi ved jo, at der altid er nogen, der kommer i god tid, og det skal ikke ligge dem til last. Derfor sørger vi for at byde mødedeltagere velkommen, så de ved første klik ved, at de er det rigtige sted.
Og for at aktivere dem fra start, beder vi dem skrive hej i chatten. Det viser, at det er helt legalt at byde ind – nøjagtig som vi også gerne ser, når vi mødes fysisk.
2. To video or not to video?
Mon ikke vi alle har oplevet at deltage på et møde, hvor nogle kører fuld video og baggrundseffekter, mens andre foretrækker en mere diskret optræden – måske fordi de ikke liiiige kan overskue, at chefen ser morgenhåret eller antallet af dårlige krimier på reolen på hjemmekontoret. Og der er jo ikke nogen regel om, at man skal slå kameraet til, vel?
I bro gør vi en dyd ud af at forventningsafstemme med vores mødedeltagere – jo hurtigere, des bedre. Og i den nye virkelighed er det ikke kun det indholdsmæssige, vi skal afstemme forventningerne til, men også det tekniske og lavpraktiske – både før, under og ved afslutningen af mødet.
Så her kommer læring nummer to: Sørg for at forventningsafstemme fra start – hvilke virtuelle normer skal dit brand flugte med, når du er mødevært? Gør det let at være en god mødedeltager, skriv evt. jeres virtuelle normer allerede i mødeinvitationen, og gentag dem så i starten af mødet.
3. Relation trumfer rationalitet (og tekniske udfordringer)
”Jeg elsker tekniske udfordringer, som jeg ikke kan forudsige!”.
Nå, ikke? Hvis der er noget, der udfordrer de virtuelle møder, så er det vores evne til at kapere, når teknikken driller. Følelsen af manglende overblik og x antal trætte blikke bag skærmene, mens stilheden langsomt trækker livet ud af en. Suk.
Her er vi ved et grundvilkår: Der er rigtig mange tekniske problemer, som er ude af vores hænder.
Så her kommer læring nummer tre: Kvæl dem med ærlighed og humor. Hvis, vrøvl, når du på et tidspunkt mislykkes i din skærmdeling eller kommer til at mute dig selv midt i et guldkorn, så tag det akavede på dig, som var det dine yndlingsuldstrømper. Neutraliser det sjuskede moment med lidt selvironi eller ved bare at være bundærlig og sige, at du har klokket i det. Det virker, fordi vi som mennesker lægger mere vægt på relationen end de rationelle argumenter.
Din opførsel skal selvfølgelig afspejle dig og dermed dit brands tone of voice – altså måden I kommunikerer på. Det virker hos os. For når vi taler om vores tone of voice, så er en af retningslinjerne, at vi er selvironiske, og vi tror på, at gode pointer bliver tydeligere, når vi tør grine lidt af os selv.
4. Forpligt dine mødedeltagere i faciliteringen
Hver fredag afslutter vi vores interne morgenmøde i bro med en fællessang. Det er en del af bros kultur, som står skrevet sort på hvidt i vores kernefortælling. Og selvfølgelig skal fysisk afstand ikke afholde os fra at forsøge at ramme tonerne i Lyse Nætter. Derfor sidder vi trofast ved skærmene hver fredag og leverer en halvdårlig a cappella. Sammen hver for sig, du ved. For effekt og succes afhænger af, at vi får involveret hinanden.
Når vi holder oplæg, workshops eller uddannelser gælder samme regel. Her involverer vi typisk med løbende plenumdiskussioner, gruppeøvelser eller refleksioner. Det skaber interaktion og gode dialoger – og ikke mindst medejerskab og læring hos vores målgruppe.
Så hvad gør vi, når alt rykkes ud i cyberspace, hvor deltagerne er ét sekund fra at gå på mental pauseskærm? Og hvor vi som mødeværter er ekstremt udfordrede i at aflæse og fornemme, hvordan modtagerne modtager?
Her kommer det fjerde enkle læring: Der er masser af ret seje features at hente til god involverende facilitering på de virtuelle mødeplatforme. På Zoom bruger vi fx flittigt funktionen polls til løbende afstemninger på deltagernes skærme. Udover at polls er gode til småmålinger og quizzer undervejs, er de også et godt alternativ til plenumspørgsmålene, fx sådan her:
En anden af vores favoritfunktioner er breakout rooms. Du har nok mødt dem, men kort fortalt er det en måde at sende dine deltagere ud i virtuelle grupperum for at diskutere et spørgsmål eller lave en øvelse.
Udover Zooms egne funktioner er der også en række eksterne værktøjer, du kan kaste dig over. Og lad dig ikke stoppe af tanker som ’Åh-nej, det bliver noget værre bøvl.’ Prøv fx bare lige at google Mural eller Mentimeter, som er to kreative og super intuitive platforme, du kan krydre dit virtuelle møde med.
De fleste funktioner er ret enkle at bruge, og der er mange gode redskaber til at forpligte mødedeltagere til at holde fokus og deltage aktivt. Se bare vores flotte interne muralboard, som vi brugte til at indsamle indsigter til en podcastepisode på:
5. Gode dialoger i stramme rammer
Den fortrolige dialogiske ramme, som vi kender den fra fysiske møder, er generelt udfordret i det virtuelle univers. Visuelt bliver vi ramt på begrænset synsfelt og muligheder for aflæsning af kropssprog, auditivt bliver vi ramt på rytme og lydudfald – endda til tider med forsinkelse. Og her viser en undersøgelse, at lydforsinkelser på bare 1,2 sekunder gør, at modtageren opfatter afsenderen mindre venlig eller mindre fokuseret. Det kan vi jo ikke ha’.
Så her kommer et par enkle dialogiske læringer – eller rettere konsekvenser:
- Formuler dig direkte og enkelt.
- Brug mere tid på metakommunikation, fx også om tekniske ting, a la: ”Nu trykker jeg lige på den her knap”.
- Indstil/forbered dig på akavet stilhed, for den opstår, når du taler til en skærm, hvor du ikke kan se mødedeltagerne hele tiden.
Har du brug for flere af den slags råd, så tag fat i Anne, som er vores go-to-genius, når det drejer sig om professionalisering af dialoger.
Det er kun begyndelsen
Vi ved godt, at det kræver meget mental system 2-energi at gøre noget nyt. Men der er ikke nogen undskyldning for ikke at skabe de bedste betingelser for, at dit brand også blomstrer i de virtuelle møder. Slet ikke i disse tider.
Så spring ud i det. Gør det igen og igen. Vær nærværende hele vejen igennem. Saml dine egne læringer i udviklingen. Grin lidt af dig selv, når du fejler. Og hvis der er brug for sparring, inspiration eller et godt råd undervejs, er du mere end velkommen til at give os et kald.
