Min afdeling opererer på tværs af alle VELUX’ danske lokationer og tager sig af stort set alle processer og aspekter i livscyklussen for koncernens medarbejdere – join, move & leave, som vi kalder det. Det er os, der får al basis til at fungere for medarbejderne. Det kræver store mængder mangeartet data og konstant kommunikation med ledere, HR Business Partners og ikke mindst medarbejderne.

Vi havde haft nogle gnidninger med en særlig samarbejdspartner. Det meste kommunikation foregik over mail og handlede typisk om fejl i noget meget specifik data om en medarbejder. I det her tilfælde drejede det sig om den præcise dato for, hvornår en medarbejder i sin tid var startet i VELUX.

Det kan måske virke ubetydeligt. Men det er det ikke. For det spiller ind på alle de ting, der helt automatisk skal ske i løbet af en medarbejders livscyklus. Pension. Jubilæer. Alt muligt.

Men det blev behandlet som en irriterende banalitet, da jeg bad partneren rette fejlen.

Jeg var så heldig, at situationen faldt sammen med modul 5 på bro comm, hvor vi talte om den personlige kommunikation og vigtigheden af at blive på egen banehalvdel i de svære samtaler. Om hverken at gå for meget i offensiven eller defensiven.

Jeg havde mest af alt lyst til at råbe af dem: ”Gør nu bare, som jeg siger.” Men det ville skade en relation, som skal holde længe og derfor bliver nødt til at være ligeværdig.

Så jeg valgte en mere diplomatisk tilgang for ikke at træde dem over deres faglige tæer og komme brasende ind på deres domæne. Jeg lod dem vide, at jeg godt forstod, at det kunne være lidt besværligt og irriterende for dem. Men at det omvendt ville være en kæmpe hjælp for både mig og den medarbejder, det hele drejede sig om.

Kommunikationen tog en rigtig fin drejning, og pludselig ringede de mig op og fortalte, at de havde rettet fejlen.

Så på den korte bane løste mit valg problemet, men på den endnu vigtigere lange bane har vi nu fået en mere respektfyldt og dialog med hinanden.

Vi har brug for hinanden, og derfor har vi brug for mere kommunikation og en større forståelse for hinandens problemer og opgaver. Kommunikationen må selvfølgelig aldrig drukne i overdrevet forsigtig høflighed, men gjort rigtigt skaber det bedre resultater for alle.

Jeanettes bedste råd – kort fortalt:

Jeg sidder i kommunens skønt navngivne ’affaldsafdeling’, hvor vi skal have borgerne til at genbruge mere af deres affald. Fra 30 % af affaldet i dag til 50 % i 2020. Det er en stor udfordring, fordi affald er et lavinteresseområde for mange mennesker. Der findes selvfølgelig glødende idealister, der samler selv det mindste karamelpapir op på deres gåture, men en stor del af borgerne er rent ud sagt ligeglade.

Når det handler om affald, sker borgernes møde med kommunen primært på genbrugspladserne. Her har vi genbrugsvejledere ansat til at dirigere borgernes affald på rette plads. I kender dem godt – det er dem i vestene, der råber op, når en sort sæk havner det forkerte sted.

Jeg har stor fokus på genbrugsvejlederne, fordi de er vores forlængede arme og vores ansigter udadtil. De står for en stor portion af kommunikationen med borgerne, så det er vigtigt, at de har den rette og opdaterede viden om det, kommunen fokuserer på og prioriterer.

Derfor må vores kommunikation til og med dem ikke være tilfældig og halvhjertet. Men ja – rigtigt gættet: Det var lige præcis det, den var. Vores initiativer fra centralt hold blev dårligt modtaget og mangelfuldt implementeret, og det smittede af på borgernes oplevelser på genbrugspladserne.

Inspireret af bro comm besluttede jeg mig for at lære min målgruppe bedre at kende. Det lyder vildt banalt, når jeg kigger tilbage på det, men jeg opdagede, at jeg ikke havde fokus på den rigtige målgruppe. Jeg var så forhippet på kommunikation til borgerne, at jeg glemte genbrugsvejledernes behov.

Så jeg tog ud på pladserne og talte med dem. Og så lavede jeg en persona at forme min kommunikation til. Han hedder Keld. Det vigtigste at forstå om Keld, er, at han ikke er særlig god til at læse.

Det var en helt afgørende indsigt, som med et trylleslag overflødiggjorde alle de A5-foldere, vi producerede i en uendelighed. De hjalp ikke genbrugsvejlederne i deres arbejde. De var primært en kilde til frustration.

Vi har lagt vores kommunikation med vejlederne temmelig meget om, og det har de taget godt imod. Vi bruger i højere grad video, som er en formidlingsform, der er meget mere tilgængelig og umiddelbar for målgruppen. Jeg kommer mere ud på pladserne og taler med dem. Så slipper de for at tænde en computer og kæmpe med ordene i en mail til mig. Det er nemmere for dem og giver mig et større udbytte.

Det kan være lidt mere besværligt. Men når alternativet er, at målgruppen ikke modtager eller forstår budskaberne, er det en nem diskussion.

Anders’ bedste råd – kort fortalt:

Det er min afdelings ansvar, at medarbejderne i Nordea-koncernen føler sig godt tilpas. Vi står for alt, hvad der har med husene at gøre: Skriveborde, stole, inventar, rengøring, kantinerne, flytning, adgangskort og alt det jazz. Vores mission er at skabe levende huse og attraktive arbejdspladser i hele koncernen.

Jeg arbejder med et område, hvor kommunikation tidligere ikke blev prioriteret særlig højt. Afdelingen har typisk været drevet af håndværkere og ingeniører, som var rigtig gode til at få ting gjort, men ikke nødvendigvis til at få folk til at forstå, hvorfor de blev gjort. Folk kunne fx blive forskrækkede eller frustrerede, hvis der pludselig blev bygget om i cykelkælderen.

Det ville vi gerne lave om på ved at kommunikere alle de ting, som folk enten tager for givet eller ikke tænker så meget over, så vi kan gøre vores kollegaer endnu gladere for at gå på arbejde. Vi skal være åbne om, hvad vi laver, så folk kan følge med. Vi skal binde den løbende kommunikation sammen med kulturen, så alle forandringer opleves som sammenhængende. Og det var en helt ny indsats, vi tog hul på.

Jeg hentede massiv inspiration til vores nye mission fra kommunikationsuddannelsen. Det var et unikt forløb, hvor jeg fik opdateret mine kompetencer grundigt, så jeg nemt kunne bruge disciplinerne i mit arbejde efterfølgende.

Helt konkret begyndte jeg at bruge principper fra nudging og copywriting meget mere i mit kommunikationsarbejde. Nu lægger jeg fx en større indsats i mine overskrifter til intranettekster, og jeg går grundigt og metodisk til værks, når jeg arbejder med vinklingen og budskaberne i mine tekster.

Inden jeg skriver, går jeg gennem listen over de forskellige dynamikker, virkemidler og psykologiske effekter, som vi var igennem på uddannelsen. Jeg overvejer, hvordan jeg kan give mine tekster og nyheder et ekstra skub bagi. Det er en både inspirerende og meget udbytterig måde at arbejde med teksterne på. Og jeg kan se, at det virker.

Tallene er ikke til at tage fejl af. Nyhederne bliver læst markant mere og af markant flere personer.

Jeg har tidligere nok skrevet tingene noget mere kortfattet og faktuelt – read it and weep, ikke? Så det har været en øjenåbner at se, hvor meget mere effekt og gennemslag min kommunikation får, når jeg arbejder grundigt og bevidst med værktøjerne.

Helles bedste råd – kort fortalt: