Den vigtigste forudsætning for at give god feedback
En dansk C20-virksomhed ringede til os for nylig. De ville gerne styrke deres samarbejde ved blandt andet at blive bedre til at give hinanden feedback.
Det virkede fornuftigt, fordi feedback er en fremragende måde at blive bedre til noget på. Og det virkede også som en ret tilgængelig ambition, fordi feedback ikke er raketvidenskab (pånær i NASA). Det er derimod motiverende, udviklende og forretningskritisk.
Desværre kom der ofte et hav af gode grunde i vejen for feedbacken i virksomheden.
Nogle af de hyppigste forklaringer var:
- ”Jeg har ikke tid til at give den konstruktive feedback, der er behov for.”
- ”Det er lettere og hurtigere at gøre tingene selv.”
- ”Ofte tænker jeg, at hvis jeg venter, så løser situationen nok sig selv.”
- ”Jeg er usikker på, hvordan min kollega vil reagere.”
- ”Jeg kan ikke selv lide at få kritik, så sådan har min medarbejder det nok også.”
Lyder det som noget, du kan genkende fra dig selv og din organisation?
Det er nemlig klassiske eksempler på de barrierer, vi møder, når vi arbejder med feedback som en naturlig og integreret del af kommunikation, ledelses- og teamudvikling. Hos mange af vores kunder er feedback desværre blevet til en stor og kompliceret affære.
Det er det ikke. Eller: Det behøver det ikke at være.
Enhver feedbackkultur kræver en dialogkultur
Men når feedback så ofte bliver gjort unødvendigt stort og følsomt, er det ofte et symptom på, at organisationen mangler den afgørende forudsætning for en at skabe en god feedbackkultur: En god dialogkultur.
Ja, i sidste ende handler det hele om dialog. Og det gælder ikke kun under selve feedbacken.
I udvikler jer, når I gør det til en daglig disciplin at videndele og sparre med hinanden. At udfordre hinanden med nysgerrige spørgsmål og lytte lige så nysgerrigt til svarene. Og at anerkende hinandens perspektiver og ideer. Her gøder I linoleumsgulvene til den feedbackkultur, som kan gå hen og blive jeres konkurrencefordel, fordi alle andre har så svært ved at få det til at lykkes.
De tre trin: Spørg, lyt og anerkend
Og hvordan gør man så det? Det er svært, men der er en vej derhen.
Her er tre vigtige trin:
1) Stil flere spørgsmål (især dem, du ikke kender svaret på)
Det råd har du sikkert hørt før – med god grund: Vi ved fx, at de dygtigste forhandlere i gennemsnit stiller dobbelt så mange spørgsmål som de gennemsnitlige forhandlere.
Vi kan alle sammen generelt bedre lide folk, der stiller spørgsmål og interesserer sig for os. Og jo bedre folk kan lide dig, jo mere sandsynligt er det, at de tager imod din feedback. Det er sådan, dialogkulturen fører til feedbackkultur. Så skru op for de nysgerrige spørgsmål.
2) Lyt
Vi vil så gerne virke kompetente hele tiden. Det bliver bare problematisk, når det bremser os i at blive klogere, fordi vi hele tiden enten taler eller venter på at komme til at tale. Så stil dine nysgerrige spørgsmål, og så lyt bagefter. Jo mere du lytter, jo klogere bliver du faktisk opfattet.
3) Anerkend
Vi har alle et grundlæggende behov for anerkendelse. For så føler vi os set og hørt. Men jeg forbløffes nærmest dagligt over, hvor dårlige mange af os er til at anerkende vores kollegaer, samarbejdspartnere, kunder og medlemmer.
Og jeg mener anerkendelse – ikke ros. Agendaen er at udtrykke, at ’jeg hører, hvad du siger, og når jeg bevæger mig herover til dig og ser verden fra din vinkel, så forstår jeg godt, hvad du mener.’ En simpel sætning som ”Det kan jeg godt forstå” kan gøre underværker for en relation og dialogkultur. Og så er den ofte helt gratis…
Tre feedback-modeller: Burgeren, cyklussen og SBI
At spørge, lytte og anerkende er i virkeligheden små og almindelige hverdagshandlinger, som tilfældigvis er helt vildt vigtige. Du kan hjælpe dem på vej til at blive naturlige ved at sætte dem lidt firkantet på skemaet til at begynde med. Og når de så har hjulpet jer med at kickstarte en god dialogkultur, er der et hav af måder, I kan arbejde med at give feedback på.
Her er tre klassiske modeller, som kan være gode at starte med:
Burgermodellen: En (lidt for) simpel måde at sørge for både ros og ris i din feedback. Burgerbollen er lavet af ros, og bøffen er lavet af ris (et lidt forvirrende kulinarisk tilfælde): Du starter med lidt ros, så kommer din ris, og så slutter du med en overbolle af ros.
Ligesom andre teknikker har burgeren både styrker og udfordringer. Den kan hjælpe din modtager med at tage imod din ris, fordi du også roser. Men igen her virker det altså bedst, hvis I har en god relation i forvejen og ofte har god dialog. Den store udfordring ved modellen er, at man vænner sig til, at der altid kommer et ”men” efter den positive feedback. Den indledende ros kan derfor hurtigt opfattes som en obligatorisk stiløvelse inden den ventede ris.
Feedback-cyklussen: Den her findes i mange versioner og med forskelligt indhold. Det er i bund og grund en måde at skabe en proces for håndtering af feedbacken – for både giver og modtager. Et eksempel er:
- Bevisførelse
- Vis relevans
- Italesæt konsekvens
- Tag action.
Et andet er:
- Observer
- Reflekter
- Lær
- Implementer.
SBI-modellen: En model for at gribe den konkrete feedbacksituation an: Først beskriver du Situationen, så modtageren er helt med på, hvad din feedback handler om. Derefter forklarer du den konkrete Adfærd (Behaviour), du har observeret og nu giver feedback på, og til sidst den Effekt (Impact), som adfærden havde. Læs mere om modellen og få et par eksempler her.
Vil du høre mere til Cecilie? Hun har tidligere været gæst i vores podcast til en snak om at skabe tillid og udvikling i teams og blandt medarbejdere. Lyt med her.
Hvordan gør du?
Listen med feedback-metoder kunne snildt være længere. Se bare her. Men det gider jeg ikke spilde spalteplads på her og nu. For det vigtigste er, at man rent faktisk gør noget ved det, og at man har en kultur, der understøtter feedbacken.
Dialogen og de rette intentioner er vigtigere end vores valg af feedback-værktøj. Har du ikke dialogkulturen tilstrækkeligt på plads først, svarer det lidt til at forsøge at lægge en dug på et bord, der ikke er der.
Nu vil jeg selvfølgelig gerne høre lidt om dine tanker og metoder. Hvordan fremmer I feedbackkultur og dialogkultur i jeres organisation?
Og har du i øvrigt noget feedback til mig på dette blogindlæg? :)
