6 måder at videndele på

Af Eva Rieks

Videndeling.

Alle vil gerne have mere af det. Ingen får rigtig gjort noget ved det.

Men videndeling kan i bedste fald føre til øget innovation, bedre resultater på bundlinjen og større indsigt i den organisation, du arbejder i. Det kan også føre til spildte penge på et løvfaldsdækket intranet og timer brugt på at udarbejde interne dokumenter, som aldrig bliver læst.

Så hvorfor gør vi det ikke noget mere?

Fordi videndeling oftest ses som et stort, forkromet projekt, der kræver pjecer og koster blod og blæk for at blive bragt til live. Derfor handler det om at gøre videndeling til noget konkret og forpligtende fremfor en lam vision uden handling bag.

Det giver jeg dig seks metoder til i dette blogindlæg: De tre første handler om såkaldt uformel videndeling, som du kan gå ud og gøre brug af med det samme. De sidste tre handler om strukturel videndeling, der kræver lidt mere forberedelse, men ikke desto mindre er nemme at implementere og kun koster tid.

1. Bed om sparring fra en kollega, der ikke ligner dig

Hvad skal du gøre: Næste gang du har brug for feedback eller sparring på en opgave, så bed en kollega til råds, som:

  • har en anden uddannelse end dig
  • sidder med et andet fagområde
  • på ingen måde ligner dig personligt.

Hvorfor virker det: Alt for ofte vælger vi at gå til de samme mennesker, som vi godt kan lide, og som minder om os selv, for at bede om råd. Vi får bare mindre ud af det, når målet er at videndele. Studier viser, at forskellighed i et team markant forbedrer kvaliteten på de opgaver, vi løser, og det gør os i stand til at tænke mere kreativt. Så husk at opsøge de kolleger, der har en viden, du oprigtigt ikke forstår dig på – og spørg: ”Jeg ved, du sidder med det her til dagligt. Vil du hjælpe mig til at forstå det?” De færreste kan sige nej til muligheden for at tale om deres yndlingsemne: Dem selv og deres viden.

2. Tag et spørgsmål med til frokost

Hvad du skal gøre: Har du brug for lidt mere uforpligtigende hjælp til dit arbejde, kan du tage en problemstilling med til frokosten og stille spørgsmålet hen over bordet. Fx hvordan sætter du en præsentation op i PowerPoint? Hvordan sorterer I jeres mails mest effektivt? Er der nogle blogs, man skal følge for at være opdateret på x emne?

Hvorfor det virker: Tidligere var rygepausen en ideel måde at videndele på. Kolleger på tværs af afdelinger talte om deres arbejde i uformelle omgivelser. Af forskellige årsager er rygepausen uddøende, men frokostpausen er dens tvillingbror: Det er svært at have paraderne oppe, når man har en tallerken i hånden. Med andre ord er frokostpausen den oplagte ramme for at videndele, uden at du skal yde den store indsats.

3. Skab samtalekarma: Vis, at du ikke er alvidende

Hvad du skal gøre: Her er en simpel sandhed: Når du åbner op, åbner jeg også op. Det er blevet kaldt for samtalekarma af direktør i Hummel, Christian Stadil, og professor Steen Hildebrandt. Når man trækker det mest hippie-agtige fra begrebet, får man en simpel formular, der siger: Har du en menneskelig dør åben over for samtaler, vil folk i højere grad komme til dig med viden.

Et eksempel fra Hummel: Christian Stadil kunne som direktør for det hele gå hen og sige til sin designer ”Lav den her Hummel-trøje!” I stedet siger han: ”Vi skal have designet en ny trøje, hvad synes du om det? Kunne du forestille dig noget i den retning? Vi skal lave den på grund af det og det …”

Hvorfor det virker: Når du spørger åbent, viser du, at du ikke er alvidende, og du gør dig afhængig af din modtagers viden. Det kaldes også noget så gammeldags som ydmyghed, og det finder de fleste ret sympatisk. Designeren i vores eksempel opfatter måske ikke engang, at han er i gang med at videndele, men han føler sig lyttet til og anerkendt for sin faglighed – og vil derfor med større sandsynlighed byde ind igen næste gang, der er brug for hjælp.

4. Hold kursus for dine kolleger

Hvad du skal gøre: Skal du præsentere et tilbud hos en kunde, holde et foredrag ude i byen – eller skal du selv afsted på kursus? Så forpligt dig til at holde foredraget for en håndfuld kolleger, inden du skal på ude i byen – eller præsenter de tre vigtigste grundpointer fra dit kursus på næste morgenmøde.

Her i BRO skulle min kollega Kathrine fx for nylig holde workshop i kommaer. Hun sendte en mødeinvitation ud tre uger i forvejen til tre kolleger og rammesatte mødet som en komma-workshop. Alle kom. Her virkede videndelingen begge veje: Deltagerne blev bedre til at sætte kommaer. Og Kathrine fik feedback og træning i et trygt rum, inden hun tog ud til kunden.

Hvorfor det virker: Hvert år spilder vi milliarder på at sende folk på kurser, der ikke virker. En del af årsagen er, at den viden, man tilegner sig på kurset, ikke bliver brugt i praksis bagefter. Men har du en forpligtelse over for din chef eller kolleger til at genfortælle kursets indhold, er der større sandsynlighed for, at din nye viden kommer dig og jeres organisation til gode.

Er det dig selv, der skal holde kursus eller foredrag, så husk at tage højde for loven om fordeling af ansvar. Altså: Jo flere folk ansvaret er delt mellem, jo mindre ansvar føler den enkelte for at tage handling. I stedet for at spørge hele afdelingen over frokosten, om de vil høre dit oplæg, kan du med fordel udvælge de folk, du gerne vil have med. Det gør, at de føler sig lidt eksklusive, og samtidig øger du chancerne for, at de deltager.

5. 15 minutter hver morgen

Hvad du skal gøre: I BRO holder vi et stående møde på ca. 15 minutter hver dag kl. 09.15. Her er alle mødt ind, og man har haft mulighed for at danne sig et overblik over de kommende opgaver. Til mødet gennemgår vi ugens projekter. Hvordan ser det ud med opgaver? Hvordan står det til med tid og ressourcer?

Hvorfor det virker: Det korte, hyppige møde giver alle en god fornemmelse af, hvor hinanden er henne, og samtidig er det et godt sted at bede om hjælp til sine opgaver. Det kan lyde som meget tid hen over en uge, men den tid er hurtigt tjent ind i form af misforståelser, der ikke nåede at ske.

6. Del ud af jeres succeser

Hvad du skal gøre: I har formentligt en intern dag, hvor dit team blander cementen til det fundament, I skal lægge på vejen til fremtiden. Jeg har deltaget i en del af den slags dage, hvor der er blevet hentet en dyr konsulent ind til at underholde en time. Hvis du har prøvet noget lignende, vil det her være et gratis alternativ. Alt, det kræver, er nemlig dig selv og dine kolleger.

Op til den her dag skal hver medarbejder udvælge en opgave, som han eller hun har arbejdet med, og så tænke over følgende:

  • Hvad var svært?
  • Hvad gik godt?
  • Hvad var udfordringen undervejs?
  • Hvordan blev det løst?

Når I møder op, har I forberedt 3-5 minutter, hvor I kommer ind på alle emnerne.

Hvorfor det virker: Ved at strukturere videndelingen om opgaver, I har løst, kan I sammen lære af hinandens succes og erfare, hvad I kan gøre mere af i fremtiden for at blive endnu bedre. Samtidig får du et godt indblik i, hvilke opgaver og kunder dine kolleger arbejder med, og hvad deres ekspertiser er. Så kan du også nemmere bede om sparring eller tage et spørgsmål med til dem over frokost – kan du mærke, hvordan vi bevæger os i (en god) ring nu?

De seks måder er ikke en udtømmende liste, men ét parameter er gennemgående: Vær åben over for viden, du ikke selv besidder, og vær generøs med at dele din egen viden med de mennesker, der kan hjælpe dig med at gøre dit arbejde endnu bedre.

Og nu, hvor jeg har delt min viden med dig, kan du jo passende give noget den anden vej: Hvad er din mest succesfulde måde at videndele på? Del gerne med os andre her i kommentarfeltet :D

Kom i kontakt

Eva Rieks

Partner

Eva er partner i bro-biksen og arbejder primært med ledelsesrådgivning og strategi- og konceptudvikling. Når hun ikke rådgiver, underviser, faciliterer eller sidder med fingrene nede i en tekst (for ja, skrive kan hun sørme også), er hun projektleder på større opgaver. Eva har bl.a. løst opgaver for Totalkredit, ATP og Region Sjælland.