Anti-kagemands-metoden som fundament
Kommunikation er ikke en ordre, vi kan brøle ud fra et mødelokale på tiende sal. Det er en kompleks størrelse, der involverer til tider irrationelle mennesker, der har en mening om alting. Måske oplever du, at din chef, kollega eller medarbejder tager kommunikation for givet? For vi kan vel alle skrive en tekst eller tale til et møde?
Ja, det kan vi. Men du vil mere end det.
Du vil skrive tekster, der ændrer adfærd og får folk i bar røv og Birkenstock til tasterne. Velkommen til den første bro’bare brandtale. I dag handler det om dit kommunikative fundament, og du vil blive klogere på:
· hvad anti-kagemands-metoden er
· hvilke spørgsmål du altid skal stille din tekst
· hvad du skal bruge anti-kagemands-metoden til.
God fornøjelse.
Uanset om vi gennemskriver standardbreve for en medlemsorganisation, udvikler et lederteam eller skaber en kommunikationsstrategi, bruger vi vores anti-kagemands-metode. Metoden sikrer, at vi ikke presser samme løsning ned over forskellige udfordringer. Anti-kagemands-metoden består af tre steps: Analyse, design og implementering. Og dem tager vi dig nu igennem:
Fase 1: Analyse: Hvem, hvad, hvor, hvorfor, hvilken, hvordan?
Sku’ du spørge fra nogen? Før du begynder at skrive din tekst eller forberede din præsentation, så rejs dig fra din ergonomiske skrivebordsstol og spørg dig selv:
- Hvordan ser din modtagers verden ud?
- Hvilke problemer kan du løse for ham eller hende?
- Hvad er årsagen til, at din modtager skal læse din tekst eller lytte til dig?
Ofte undervurderer folk, hvor vigtigt det er at afsætte tid og ressourcer til analysefasen. Teksten skriver nok sig selv, og ordene kommer sikkert til dig, når du står der med din præsentation. Lyder det bekendt? Denne fase er altafgørende for at skabe en kommunikationsløsning, der rent faktisk får folk til at lytte og måske endda ændre holdning.
Var kommunikationsløsningen en ny landevej, så er analysefasen cementblandingen. Hvis ikke cementen er blandet på bedste vis (plus en utvivlsomt stor mængde andre forhold, vores skrivebordsfingre ikke kender til), så bliver vejen ikke til at køre på. Cementen er udgangspunktet for vores arbejde.
Foruden at kortlægge mål, målgruppe, interessenter og kanaler får du fire værktøjer, vi selv anvender til at analysere vores kunders verdensbillede ud fra. Måske kan du genkende dem, men her bliver du klogere på, hvordan du i praksis kommer tættere på din modtager:
1) Stil den sproglige diagnose af materialet.
2) Afprøv kunderejsen.
3) SWOT-analyser dig selv.
4) Kortlæg persona.
1) Stil den sproglige diagnose af materialet
Hvilken historie fortæller din virksomhed egentlig om sig selv? Hvordan ser fortiden ud, hvad er målene, og hvad er virksomhedens DNA?
Vi kan besvare spørgsmålene med en sproglig diagnose af virksomhedens interne og eksterne kommunikation. Dyk ned i jeres hjemmeside, markedsføringsmaterialer, kundepræsentationer, forretnings- og kommunikationsstrategier, PowerPoint-præsentationer, social media-kanaler og intranet. Det giver dig en fornemmelse af den stil og tone, der kendetegner jer – og tegner et samlet portræt af, hvordan I kommunikerer.
2) Afprøv kunderejsen
Ved du, hvordan din modtager oplever dit budskab? Ved du, hvad de kunder, som skal købe dit produkt, egentlig synes om din service?
Hvis ikke du kan svare rungende ja til ovenstående spørgsmål, har vi én anbefaling til dig: Vær kunde i din egen butik.
- Hvis du arbejder i en medlemsorganisation, så prøv at melde dig ind og se, hvad du synes om behandlingen.
- Hvis du arbejder i en virksomhed, der sælger termostater, så giv jeres kundeservice et ring og stil nogle spørgsmål, du ved, I bør kunne svare på.
- Producerer du højtalere, så prøv at gå ud i butikken, hvor de bliver solgt, og overvej, om du selv ville købe dit produkt på baggrund af oplevelsen i butikken.
Og ja, vi har selv afprøvet metoden. Det skete på vores blog, bro Blog. Det kom der den her lidt pinlige – og meget lærerige – historie ud af.
3) SWOT-analyser dig selv
SWOT står for Strengths, Weaknesses, Opportunities og Threats. Eller på dansk: styrker, svagheder, muligheder og trusler. Styrker og svagheder er interne faktorer, der påvirker dig. Muligheder og trusler er eksterne faktorer, der påvirker dig.
I bro anvender vi SWOT-analysen til at afklare, hvor vi skal fokusere vores styrker, og hvilke svagheder vi skal være opmærksomme på. Hvilke trusler skal vi styre udenom, og hvilke muligheder har vi?
Vi har gemt en pdf-version til dig, som du kan udfylde ved dit hæve-sænke-skrivebord. Du finder den til sidst, efter vi har takket for din opmærksomhed.
Med SWOT-analysen kan du blive klogere på en given situation: Hvis du skal præsentere en forandring for dit team, hvilke personlige styrker og svagheder skal du så være opmærksom på, når du formidler dit budskab? Hvilke trusler kan du forudse i situationen – fx hvilke modargumenter kan dit team tænkes at komme med? Og hvilke muligheder kan der opstå undervejs i processen?
Alle disse overvejelser kan du tage med ind i dit oplæg, så du imødekommer de modargumenter, dine modtagere måtte have. Det kaldes retorisk for en vaccination.
Kortlægningen af styrker, svagheder, muligheder og trusler giver dig masser af indsigter, som kan hjælpe dig til at udvælge det mest hensigtsmæssige fokus i den pågældende situation.
4) Kortlæg persona
Vi har tendens til at fortabe os i vores egen faglighed eller at forme vores budskaber efter vores chefs ønsker. Det, vi laver, er jo så spændende, og det kan modtageren vel godt mærke?
Problemet er, at vores modtagere er nogle krævende og utålmodige størrelser. Læser de din tekst – så klikker de videre efter ti sekunder. Lytter de til din præsentation – så tænker de på indkøbssedlen efter få minutter.
Derfor er det afgørende, at du former dine budskaber efter en persona. Forestil dig, at dit publikum er en person. Det er din persona. Det er ham eller hende, din kommunikation skal hjælpe. Og det er ham eller hende, din kommunikation skal formes efter.
For at gøre din persona så livagtig som muligt skal du bevæbnes med de rette redskaber. Det giver vi dig i brandtalen ’Tonens magt hos din målgruppe’, som lander i din indbakke om to uger.
Fase 2: Design
I designfasen bruger du al den viden, du har om din modtager fra analysefasen, til at designe din kommunikationsløsning. Hvis vi vender tilbage til landevejsmetaforen: I analysefasen har du benyttet dig af de værktøjer, som har skabt en cement, du kan arbejde videre med. I designfasen lægger du cementen ud på vejen.
Din kommunikationsløsning kan fx være en strategi, en tekst eller et træningsforløb for et team eller en leder. Designfasen går overordnet ud på at identificere og udvælge det eller de områder, som kommunikationen skal målrette.
- Hvad er målet og succeskriterierne?
- Hvem skal du involvere?
- Hvad koster det?
- Hvornår giver det strategisk mest mening at udrulle de forskellige elementer?
- Hvordan og hvornår evaluerer vi?
Du gør med andre ord noget ud af at forberede forløbet, oplægget eller teksten og lægger en plan på baggrund af din analyse.
Fase 3: Implementering
I analysefasen blandede du cement.
I designfasen lagde du cementen ud på vejen.
I implementeringsfasen bevæger du dig ud på den vej, du har lagt.
Hvis ikke arbejdet i de to første faser har været grundigt nok, synker du ned i cementen, når du går i gang med at implementere – altså når du udfører din kommunikationsopgave. Formår du derimod at analysere din modtagers behov og udfordringer grundigt og designe en løsning på baggrund af analysen, så vil vejen bære dig på vej i eksekveringen af din opgave.
Hvad kan du bruge det til?
Analyse → design → implementering er en konkret metode, der underbygger, hvorfor du ikke kan slynge en kommunikationsløsning ud på et enkelt møde. Derfor også kaldet anti-kagemands-metoden. Du kan bruge metoden som et argument, hvis du oplever, at kommunikationsarbejdet bliver taget for givet. For er kommunikationsløsningen ikke dybt forankret i din modtagers behov og med en forståelse for situationen, kommer din løsning ikke til at virke.
Derfor er kommunikation både uundværlig og forretningskritisk: De forskellige faser i metoden skal tilgodeses i den konkrete kommunikationsindsats, så du kan flytte eller motivere folk. Ellers vil kommunikationen ’bare’ være ord, og vi ved, at du vil mere end det.
Mere af det skal du få. Næste brandtale handler om ’Tekstens tre (u)taknemmelige vilkår’. Glæd dig, det gør vi.
I mellemtiden så hop ned i vores kommentarspor, og skriv, hvad du oplever som kommunikationsminister på din arbejdsplads.
Vi læses ved.
Bedste hilsner
