Et enkelt princip, der kan forbedre hele din organisations effektivitet

Af Eva Rieks

Den italienske økonom Vilfredo Pareto formulerede i 1895 et princip, der senere blev verdenskendt under dette oplagte navn: Pareto-princippet. Det bliver brugt i snart sagt alle sammenhænge - fx salg, økonomi og sociologi. Og så er det også anvendeligt, når vi taler personlig effektivitet, organisation og ledelse.

Du har sandsynligvis hørt om det. Det er nemlig også kendt som 80/20-loven. Den siger:

20 procent af din indsats skaber 80 procent af dine resultater.

Baggrunden for princippet var en række iagttagelser, Pareto gjorde sig. En af dem var, at han fik 80 procent af ærterne i sin køkkenhave fra blot 20 procent af ærtebælgene. En anden var, at 20 procent af befolkningen ejede 80 procent af værdierne i landet.

Kort sagt: Et slags misforhold mellem input og output.

Princippet er i dag en evergreen i konsulentverdenen – og med god grund. For både organisationer og enkeltpersoner kan lære noget af det.

Skærp fokus i din organisation

Paretos princip gælder i vid udstrækning for virksomheder og organisationer. Her er et par eksempler:

  • 20 procent af dine kunder står typisk for 80 procent af din omsætning.
  • 20 procent af dine kollegaer står for 80 procent af din arbejdsglæde.
  • 20 procent af dine medarbejdere står for 80 procent af salget i virksomheden.

Pareto-princippet udpeger dermed straks potentialer: Din virksomhed kan skabe store forbedringer, hvis I bliver bedre til at fokusere på de områder, der er mest effektive og giver de største resultater.

Resten kan I så overveje, om I vil fjerne, uddelegere eller på anden måde systematisere anderledes. Eller – for det er selvfølgelig også en mulighed – om nogle af de mere søvnige områder skal redefineres og vækkes til live.

Find eksplosiv personlig effektivitet

Overført til personlig effektivitet betyder princippet, at du typisk skaber 80 procent af dine resultater på 20 procent af din tid.

Her er der straks også nogle potentialer, der banker på: Hvis du bliver bedre til at identificere de 20 procent, der skaber mest værdi, kan du forbedre dine resultater markant ved at bruge mere af din tid på disse opgaver.

Teoretisk set bør du derfor reelt nægte dig selv at udføre opgaver fra de nederste 80 procent, inden du har løst de værdifulde 20 procent først.

Sådan kan det naturligvis ikke hænge sammen i praksis. Hverken rækkefølgen eller den helt skarpe 80/20-fordeling. Men ideen er, at en lille del af indsatsen står for en stor del af resultaterne.

Tænk fx over, hvordan en lille del af dine kollegaer står for langt størstedelen af dine afbrydelser. Du ved godt, hvem de er, ikke?

Hvordan kan du bruge det?

Helt overordnet kan du lave en øvelse ved at svare på følgende: Hvilke 20 procent af min indsats er årsag til 80 procent af mine resultater? Og hvilke 20 procent er årsag til 80 procent af problemerne?

Her er et par eksempler, du kan lade dig inspirere af:

  • Du har en liste med 20 opgaver. 5 af dem giver markant mere værdi end de resterende 15. Prioriter disse.
  • Du har 40 kunder, men 5 af dem klager hele tiden og skaber dårlig karma. Fyr dem, og fokuser din tid på de gode kunder.
  • Du har 20 kollegaer. Selvom du holder meget af dem, står 3 af dem for langt de fleste af dine afbrydelser. Fokuser på at løse problemet med disse tre kollegaer for at få mere ud af din tid.
  • 20 procent af dine arbejdsopgaver skaber 80 procent af din arbejdsglæde. Definer de 20 procent og se, om du kan allokere mere af din tid der. Hot tip: Vend det lige med chefen undervejs.

Det er et simpelt princip, der muligvis sætter nogle ting lidt på spidsen. Men hvis du evner at omsætte det i praksis, kan det have stor effekt på både organisations effektivitet og din egen arbejdsrytme.

Måske kender du allerede princippet og har gjort dig erfaringer? I så fald er du meget velkommen til at fortælle os om det i kommentarfeltet.

I BRO hjælper vi også vores kunder med at blive mere effektive. Læs mere om en af vores mest populære workshops.

Kom i kontakt

Eva Rieks

Partner

Eva er partner i bro-biksen og arbejder primært med ledelsesrådgivning og strategi- og konceptudvikling. Når hun ikke rådgiver, underviser, faciliterer eller sidder med fingrene nede i en tekst (for ja, skrive kan hun sørme også), er hun projektleder på større opgaver. Eva har bl.a. løst opgaver for Totalkredit, ATP og Region Sjælland.