Onboarding er navnet på den proces, det er at integrere nye medarbejdere i en virksomhed. Den starter allerede, når rekrutteringen er færdig og kontrakten underskrevet. Og det gør den altid. Som i ALTID. Du kan ikke ikke-onboarde. Du kan gøre det på en god og givtig måde, eller du kan gøre det på en skidt måde, men uanset dit engagement, så finder onboardingen sted, når en ny kollega begynder.

Når onboarding er pivhamrende vigtig, er det fordi, det er i de første tre måneder, at den nye medarbejders tilhørsforhold til arbejdspladsen bliver dannet. Der er masser af skrækeksempler på dårlig onboarding – og du har sikkert hørt nogle af dem før. Nogle af dem, vi har set, siger fx at:

• 25 procent af alle nyansatte har forladt deres stilling igen, før det første år er gået
• 22 procent af dem, der forlader jobbet, gør det inden for de første to måneder
• 4 procent vender aldrig tilbage efter den første dag.

Til gengæld øger god onboarding jobtilfredsheden og ydeevnen hos nye medarbejdere. Og det skaber større organisatorisk engagement og reducerer stress.

Det vil du gerne være med til, ikk?

Hver eneste gang, der kommer en ny medarbejder, er der bunkevis af oprettelser, procedurer og møder, der igangsættes med det formål at give den nye medarbejder redskaberne til at kunne varetage de mange bulletpoints i jobbeskrivelsen.

Lyder det omfattende? Jamen, det er meget værre end det. For den gode onboarding-indsats er ikke noget, der sker automatisk eller kan løses fra HR- eller ledelsesfløjen. Det er ikke noget, du kan overlade til de andre. Det er en holdindsats, og som kollega er du afgørende for, at hende den nye bliver en succes.

Selvfølgelig ligger det formelle ansvar hos ledelsen, når hende den nye starter. Lad os for nemheds skyld kalde hende Helle. Når Helle starter, er der selvfølgelig en ledelsesmæssig opgave, der skal varetages.

Der skal ligge en køreplan klar, der indeholder:

• Helles læringsmål
• en plan for hvor, hvornår og hvordan Helle skal levere værdi
• en klar beskrivelse af, hvordan Helle skal bidrage til at nå virksomhedens strategiske målsætninger.

Men køreplanen er kun en lille del af onboarding-processen. Det handler om meget mere end at bestille en pc, oprette den nye kollega i HR-systemet eller introducere vedkommende for indholdet i personalehåndbogen.

Både processen, Helle og du har brug for, at du tager et medansvar. For det første fordi man ikke kan læse sig til, hvordan det er at være medarbejder på din arbejdsplads. Og for det andet fordi det også er i din egen interesse. For du kommer sikkert til at bruge mere tid sammen med Helle end jeres fælles leder.

Personalehåndbogen og den udleverede pjece med organisationens 5 kerneværdier er sjældent til meget mere nytte end papiret, det står på, hvis det ikke bliver bakket op af den rette adfærd. Så hvad skal du gøre? Hvordan kan du hjælpe Helle på plads og i gang?

Når man er ny og usikker, kigger man på, hvad de andre gør og siger. Du bliver dermed en rollemodel, hvad enten du vil det eller ej. Og det stiller krav til din kommunikation og din adfærd og alle de måder, de to ting hænger sammen på.

Her er 7 ting, du for eksempel kan gøre:

1. Tag et kort møde med en håndfuld relevante kollegaer, før Helle starter. Det kan være jer, der skal dele kontor med Helle, eller jer, der skal samarbejde med hende på et specifikt projekt. Tal om, hvad hun har brug for at få at vide, og hvordan I kan hjælpe hende, og fordel så ”opgaverne” mellem jer. Janne fortæller lidt om den daglige rytme i afdelingen. Christian viser, hvordan I deler og navngiver dokumenter. Og så videre.
2. Send en præsentation af Helle ud på forhånd. Det er ikke lige naturligt for alle bare at snakke med nye mennesker. Derfor kan det være god samtale-ammunition med en kort mail til Helles kommende kollegaer om, fx hvad hun har lavet før, og hvor hun kommer fra.
3. Foreslå Helle, at hun selv sender en mail rundt. En mail med emnelinjen ’Hej, jeg er din nye kollega’ og en kort fortælling om, hvem man er, og hvad man interesserer sig for, bliver positivt modtaget af 99,76 % af alle mennesker. Det viser vores egen uvildige undersøgelse J
4. Gør et stort nummer ud af den feedback, Helle får i starten. Helle har brug for at få vist retningen og blive sat ind i den måde, I arbejder på. Vis hende både, hvordan I giver feedback (og hvis I ikke har en metode til feedback, bør I få en), og sæt selv mere tid af til feedbacken til Helle, end du ville gøre med en af dine mere erfarne kollegaer.
5. Tag initiativ til fælles frokost i starten. Vi behøver nok ikke forklare hvorfor.
6. Vær på vagt over for intern lingo. Enhver organisation har sit helt eget vognlæs af indforståede vendinger, referencer og forkortelser. Dem kender Helle slet ikke. Så forklar tingene så pædagogisk som muligt uden at patronisere.
7. Vær eksplicit om, at I er et team. Alle har interesse i, at Helle bliver en succes på arbejdspladsen. Italesæt og vis det. Indsatsen kommer tilbage i tifold, det lover vi.

Som lovet runder vi af med en kort tjekliste for, hvad der sker, når en ny ansat starter hos os i bro.

Den nye medarbejder får:

• sat møder op med kolleger og teams: Hvad laver du? Hvad laver jeg? Hvad foregår der i bro?
• lavet en DiSC-profil og får indsigt i kollegaernes profiler, som ligger åbent på fælles-drevet
• en leder/kontaktperson at referere til
• en One2One-samtale hver 6.-8. uge med nærmeste leder – med fokus på trivsel, performance og nuværende opgaver
• udleveret personalehåndbogen og strategidokumenter
• kompetence- og medarbejderudviklingstur til Andalusien
• en indbydelse til de sociale arrangementer, løbeklubben og bogklubben.

Vores onboarding-forløb rummer selvfølgelig også alt det, der ikke kan nedskrives i bullets. Fx de mange, daglige touch-points, hvor de erfarne kolleger spørger, lytter og hjælper efter bedste evne.

Og så siger det næsten sig selv, at forløbet bør skræddersyes til den enkelte medarbejder. Jeg har blandt andet ansvaret for vores nyudnævnte juniorkonsulent Simon, som skal igennem et 1-årigt kompetenceudviklingsforløb. Han bliver tilknyttet 3 af vores erfarne konsulenter. De har hver især 3-4 måneder sammen, hvor de kan overøse juniorkonsulenten med alt, hvad de ved. Lige fra copywriting, gennemslagskraft og til projektledelse.

Sådan får vi nye medarbejdere til at performe efter 14 dage. Hvad gør du?

Hvordan gør I på din arbejdsplads, når der kommer nye medarbejdere? Eller hvordan ville du ønske, det var? Del dit bedste eksempel på et godt onboarding-tiltag i kommentarfeltet :)