PowerPoint-præsentationens værste fjende

Af Anne Gerhardt

Der er ikke nogen pæn måde at sige det her på: Der er simpelthen for mange dårlige PowerPoint-præsentationer i omløb. Men det er der heldigvis råd for – og du kan også være med til at gøre noget. For det handler om at undgå at blive offer for PowerPoint-præsentationens værste fjende:

For mange slides

For mange slides pacificerer dine tilhørere, det forstyrrer dit budskab, og du blokerer præsentationens mest effektive kommunikationskanal: Nemlig dig selv.

Hos BRO hjælper vi andre med at styrke deres præsentationsteknik. Læs mere om vores arbejde med personlig indflydelse.

Man kan inddele konsekvenserne af for mange slides i tre grupper.

1. Ingen ser dig, ingen hører dig.

Når projektorens lys rammer væggen (lærredet), så indtræffer det, man kalder natsværmereffekten. Dit publikum vil uvægerligt fjerne opmærksomheden fra dig, og mekanisk vil deres øjne følge lyset og stirre på dit slide – uanset, hvor relevant det er. Du mister dermed den fantastisk effektive forbindelse mellem dig og de mennesker, du kunne have delt din viden med.

Godt råd: Brug ’b-tasten’ (som midlertidigt mørklægger din præsentation), og led kun publikums blik væk fra dig og op på væggen, når du har brug for at uddybe, supplere eller illustrere dine pointer med et godt og velvalgt slide. Resten af tiden skal du sørge for, at de ser på dig – så er der nemlig også større chance for, at de lytter til dig.

2. Dit budskab når ikke effektivt frem

Når jeg har fået samlet for mange slides, er det et sikkert tegn på, at jeg har skrevet mit manuskript i PowerPoint: Og så er det om igen! Grunden til, at I mødes til dit oplæg, er, at DU skal fortælle dine tilhørere noget. Hvis de kan læse det hele på væggen, er der ingen grund til, at de skulle have besvær med at dukke op – så kunne de jo lige så godt have læst hjemme. Og når du har hele dit manuskript på væggen, så bliver dit oplæg automatisk kedeligt og passificerende.

En meget brugt undskyldning for at skrive det samme på væggen, som det man står og siger, er at ’nogle forstår visuelt, andre auditivt’. Australske John Sweller har dog undersøgt den dobbelte kommunikationsform kvantitativt, og han opdagede:

’Den menneskelige hjerne behandler og fastholder flest informationer, når de bliver præsenteret enten mundtligt eller skriftligt.’ Professor John Sweller, University of New South Wales

Godt råd: Brug aldrig din PowerPoint-præsentation som manuskript, og lad være med at åbne en PowerPoint-fil, før du har fundet ud af, hvad og hvor meget du vil tale om. Når du først har skrevet slidet, er der en overhængende risiko for, at du også kommer til at vise det – også selvom slidet ikke er strengt nødvendigt for at forstå af dit budskab.

3. Du spilder forberedelsestiden

Mange slides tager lang tid, og det betyder ofte, at det enkelte slide ikke er særlig gennemarbejdet. Resultatet for mange af os er endeløse rækker af slides med bullits. Og det er at tage ’point’-delen i PowerPoint lige lovlig alvorligt. De uendelige kæder af bullits, levner ikke meget plads til at overraske eller skabe spænding undervejs: Selv det mest høflige publikum lader tankerne vandre, når de (igen) ser et slide med 7 bullits tone frem: De ved, hvad der skal ske, ’for det første, for det andet, for det tredje’.

Godt råd: Gør publikums PowerPoint-forståelse afhængig af din hjælp. Brug programmets mange muligheder for at gøre noget andet end at opstille punkter: et billede, et skema, en graf skal hjælpes på vej af oplægsholderen, dvs. at de stadig er nødt til at høre, hvad du siger for at forstå dit slide.

Her er en lidt mere upolitisk korrekt måde at formidle udfordringerne ved dårlige præsentationer:

Sådan renser du ud i din præsentation

Vi er mange, der kan have svært ved at sortere fra: Her er tre typer slides, som du kan holde øje med, og som altid bør fjernes:

1. Jokes og vittigheder – skal fortælles, ikke læses

En præsentation skal ikke være sjov. Du skal være sjov. Du ville jo ikke udlevere dine vittigheder på papir og så fortælle dem bagefter.

2. Reklamer for dig selv og din virksomhed

Publikum er ligeglad med, hvor lang tid din virksomhed har eksisteret, hvor I har hovedsæde, og hvilke produkter I sælger. De er kommet for at høre dig sige noget interessant, som kan bruges i deres hverdag: De er interesserede i sig selv, ikke i dig.

3. Indledninger, afslutninger og journaliseringsdata

’Velkommen til’ og ’Tak for denne gang’ hører ikke hjemme på et slide, men skal siges, mens du kigger dit publikum i øjnene. Det samme gælder kursustitler, datoer og mødested. De er kun relevante, hvis deltagerne er i tvivl om, hvad dag det er, hvor de er, og hvorfor de er kommet. Og i så fald har du langt større problemer …

Vær med til at udbrede de gode PowerPoint-vaner

Problemerne med kedelige og ødelæggende PowerPoint-præsentationer er verdensomspændende, og vi kan alle komme til at fejle her. Derfor håber vi, at du vil hjælpe os med at sprede gode PowerPoint-vaner ved at dele indlægget med en ven, lægge det på jeres intranet eller sende det videre.

Hvis vi alle hjalp hinanden med at skære ned i antallet af slides, ville montone og dialogforladte præsentationer med rygvendte oplægsholdere have trangere kår, og det er i vores alles interesse. For derved ville oplægsholderen have de bedste muligheder for at blomstre og dele sin unikke viden med os andre – og det var jo grunden til, at de overhovedet blev bedt om at holde et oplæg.

Kom i kontakt

Anne Gerhardt

Seniorkonsulent

Anne arbejder dels med team- og ledelsesudvikling, dels med professionalisering af dialoger. I begge dele er omdrejningspunktet samarbejde, resultater og gennemslagskraft. Anne har bl.a. løst opgaver for FOA, ATP og Novo Nordisk, og så underviser hun både på bros kommunikations- og nudginguddannelse.