Alt for mange tekster skulle aldrig have set dagens lys. Endnu flere skulle have været kortere og skrevet uden omsvøb.

Den ubehagelige sandhed er: Hvis din læser synes, din tekst er overflødig, så er den overflødig. Og så kunne du lige så godt have ladet være med at skrive noget.

Vær derfor på vagt over for de 5 typer af tekster, som ikke skal skrives, eller vær som minimum klar til at stoppe med at skrive. Gerne lige nu.

1. ’Jamen, det er også vigtigt …’

Som fagpersoner ved vi rigtig meget om netop vores område, og det er sjovt nok ganske ofte årsagen til, at vi ikke kan finde ud af at kommunikere kort og målrettet. Vi ved så meget, at vi simpelthen ikke er i stand til at begrænse teksten til kun at handle om det, som er relevant for læseren. For der er altid vinkler, der kunne være interessante, argumenter, der uddyber yderligere, forudsætninger, der underbygger stærkere.

Hvornår er nok nok? Ja, det er faktisk kun dig, der som eksperten kan afgøre det. Hvis du overlader det til din læser at sortere i informationsmængden, risikerer du, at han eller hun fokuserer på det mindre væsentlige eller opgiver teksten. Begge dele er ineffektivt og problematisk.

2. Cover My Ass

I større organisationer har man et fantastisk udtryk: En CMA-tekst. En Cover My Ass-tekst. En tekst, der typisk er skrevet, fordi ’der ikke skal være noget at komme efter’. Det er ofte tekster præget af paragrafhenvisninger, citater fra lovhenvisninger eller bare alt for meget tekst.

De fleste af os møder ofte CMA-tekster – kunsten er ikke at se, hvornår de andre – igen – fejler. Kunsten er at kunne stoppe sig selv. Pudsigt nok er din læser mere interesseret i, hvilken konsekvens det har for ham eller hende, end lange baggrundsræsonnementer og lovtekster. Så fokuser på det – så er der større chance for, at resten også bliver læst.

3. Overflødige forandringer

Et hvilkår, vi som medarbejdere ikke har så meget indflydelse på, er, når der kommer ny ledelse. Men den faktor kan være medvirkende til at producere enorme mængder af overflødig tekst. Så skal de gamle arbejdsgange analyseres og dokumenteres, og forslag om nye arbejdsgange produceres, så andre kan tage stilling og kommentere i diverse mails, som til sidst munder ud i en rapport.

Men efter ganske få måneder drukner de i arbejdspresset, så bliver de glemt, så kommer der ny ledelse – og så skal vi i gang igen. Det er ineffektiv medlemskommunikation.

4. Den blinde vinkel

’Vi er glade for i dag at kunne fejre vores 10 års jubilæum i helt nye lokaler. Det giver os et nyt udsyn, og det håber vi, at du har lyst til at dele med os.’

Det er jo skønt, når folk er stolte af deres virksomhed, deres produkter, deres løsninger – men er vi virkelig interesserede i at høre det? Giver det os værdi? Et muligvis meget selvcentreret standpunkt, men ikke desto mindre er det den måde, vi sorterer i de kolossale mængder af information, vi hele tiden præsenteres for: ’What’s in it for me?’ Så sørg for, at vi hele tiden kan se pointen, ellers gider vi ikke læse det – og så kunne du jo lige så godt lade være med at skrive.

5. Jeg producerer, ergo er jeg

Det er, som om vi ikke rigtig har været på arbejde, før det kan ses på skrift. Alt for mange tekster har kun én funktion: nemlig at vise, at vi har udført et stykke arbejde.

Et notat om fremdriften på et projekt, en orienterende mail om de foreløbige resultater af et møde. Nogle gange er det nok at sige det – eller tænke det. Men det er selvfølgeligt ikke så synligt.

Næste gang du skal producere en tekst

Så næste gang du sætter dig til computeren, så spørg lige dig selv: Hvorfor skal jeg egentlig skrive det her? Og hvis svaret kan findes under én af de fem årsager, vi lige har været igennem, så rejs dig, og tag en kop kaffe i stedet. Det gør jeg i hvert fald – nu! Men jeg deltager meget gerne i debatten i kommentarfeltet – hvis den altså er relevant:)