Ninjago-rådet: Medicinen mod forsinkelser og missede deadlines

Af Karen Minke

Du kender måske det kinesiske ordsprog, der siger, at ‘selv en rejse på 1.000 mil begynder med et enkelt skridt’.

Og inden du sukker – træt af genhøret – så er det måske nok en kliche, men det er altså en klog kliche. For hvor skal man begynde, når man kun kan se slutresultatet for sig?

Det svarer til at bygge den store Lego Ninjago-skæbnebåd ved kun at kigge på billedet på kassen – uden manualen, der tager dig igennem processen klods for klods. Derfor har vi omdøbt ordsproget til Ninjago-rådet.

Ordsproget – altså Ninjago-rådet – siger nemlig noget helt konkret om at arbejde effektivt: Det fortæller dig, at du skal bryde dine arbejdsopgaver ned i mindre stykker. Der er ingen opgave eller noget projekt, der er så komplekst, at det ikke kan brydes ned i overskuelige små og relativt nemme opgaver. Det er sådan, man eksekverer.

3 grunde til, at du skal følge Ninjago-rådet

Som en anden dommedagsprofet formaner jeg her tre klokkeklare konsekvenser ved ikke at følge Ninjago-rådet, så du må hellere spidse øjnene og læse grundigt med, hvis dit projekt ikke skal lide en grufuld død.

  1. Vi har svært ved at komme i gang med opgaver, fordi vi ikke har brudt dem ned. Hvis du bryder opgaver ned, vil du altså ikke blot blive mere effektiv, du vil også sænke din frekvens af overspringshandlinger. Det er videnskabeligt bevist.
  2. Vi bliver forsinkede med vores opgaver, fordi vi ikke har brudt dem ned. Hvis du bryder opgaver ned, får du fokus på alle delopgaverne, og det sætter dig i stand til at vurdere, hvor lang tid en opgave tager. Og gør derfor din planlægning bedre.
  3. Vi går i stå midt i projekter, fordi vi ikke har brudt dem ned. Hvis du bryder opgaver ned – inden du går i gang med dem vil du støde på problemstillinger som manglende kompetencer eller resurser. Det gør processen smidigere og mere vellykket.

Nok dommedagsprofetier. Nu er du klar til at få brudt Ninjago-rådet ned i mindre dele (lagde du mærke til, hvad jeg lige gjorde der?).

Sådan bryder du opgaver ned

Nøglen til ninjahurtig eksekvering på dit projekt er at knytte ‘next actions’ til alle projektets bevægelige dele. En bevægelig del er en mindre opgave, som skal løses, hvis hele projektet skal lykkes.

Du kan tænke på de bevægelige dele som tandhjul, der skal placeres rigtigt i forhold til hinanden, hvis den store maskine skal virke, når du trykker på knappen.

Du kan også lade mig give dig et eksempel.

En kunde ringer til os og beder os om at lave en skriveguide, de kan bruge i deres kommunikation fremadrettet.

Det projekt kan vi fx inddele i disse fire overordnede opgaver:

  1. Vi gennemgår det eksisterende materiale for tendenser og udfordringer.
  2. Vi fastlægger mål for den fremtidige kommunikation.
  3. Vi formulerer anbefalinger til skriveguiden, der skal hjælpe med at indfri målene.
  4. Vi skriver guiden.

Hver af disse fire opgaver består af en række tandhjul, som vi skal placere i den rigtige rækkefølge.

Dykker jeg ned i punkt 1, kunne tandhjulene fx være disse:

  • Skaffe eksempler på brochurer, jobopslag og andet materiale
  • Finde ud af, hvad målgruppen synes om materialerne
  • Identificere fællesnævnere og modsætninger på tværs af materialerne.

Og nu: De helt små tandhjul

Virker opgaverne stadig lidt komplekse? Jamen, så laver vi øvelsen én gang mere. Her er min to do-liste med ’next actions’ til tandhjulet ’Skaffe eksempler på brochurer, jobopslag og andet materiale’:

  1. Find og print tilgængeligt materiale på kundens website.
  2. Lav liste over det materiale, du mangler eksempler på.
  3. Bed kunden finde og sende eksempler på det, du mangler.

Tadaa. Små tandhjul, der passer perfekt ved siden af hinanden i en logisk rækkefølge.

Egentlig er tandhjulsmetaforen ikke særlig velvalgt. Pointen med tandhjul er, at de drejer rundt samtidig, mens pointen med Ninjago-rådet netop er, at du ikke skal udføre alle opgaver på én gang.

Heldigvis er det ikke vigtigt, om vi kalder dem tandhjul eller klodser i den store Lego Ninjago-skæbnebåd. Du skal bare tage dem én ad gangen – og du skal vide, hvad der venter.

Ellers får du hurtigt samme forhold til dit projekts deadline som et dådyr til et sæt forlygter: Du stirrer paralyseret, mens den kommer hastigt nærmere.

Din next action

Fra nu af bruger du Ninjago-rådet og bryder alle dine opgaver ned. Hvis opgaverne stadig virker frustrerende eller uoverskuelige, så skal de brydes endnu mere ned.

Bruger du allerede Ninjago-rådet? Eller har du andre metoder, der fungerer endnu bedre for dig? Så lad mig høre fra dig i kommentarfeltet.

Dette blogindlæg er baseret på en af lektionerne i vores e-kursus Effektiv på arbejde. Det er helt gratis, og du kan tilmelde dig lige her.

Kom i kontakt

Karen Minke

Seniorprojektleder

Som seniorprojektleder har Karen noget at skulle have sagt i de fleste af bros store projekter. Hun sikrer, at der er styr på ressourcer, deadlines og leverancer. Hun holder fokus på sammenhængen mellem strategiske mål og konkrete aktiviteter, men hun dykker også gerne ned og forfiner en tekst. Karen har løst opgaver for bl.a. FLSmidth, Totalkredit og Danner.