5 regler for den produktive to-do-liste

Af Christina Hendel

Hvis du alt for ofte ender med at have lavet alt muligt andet i løbet af en arbejdsdag, end du skulle, så kan det højst sandsynligt skyldes en af disse to årsager:

  1. Du får ikke lavet to-do-lister
  2. Du laver to-do-lister helt forkert.

Lad være med at stikke hovedet i sandet

kurserne i effektivitet siger folk ofte, at de ikke skriver alle deres opgaver og gøremål ned, fordi det kan stresse lige så meget, når man rent faktisk ser, hvor meget man har på sin tallerken. Jeg kan godt forstå denne indvending – men jeg er meget uenig.

Det svarer til, at du ikke åbner din netbank, fordi du ikke vil konfronteres med størrelsen af dit overtræk, eller at du lader regningerne ligge i postkassen. Det svarer til at lukke øjnene i stedet for at få overblik og tage fat om roden på udfordringerne.

En enkel disciplin, mange fejler på

Pointen med at lave to-do-lister er, at du får alt det, der rumsterer oppe i dit hoved, ned på papir og (om)formuleret dem til konkrete handlinger.

Det lyder nemt. Men alligevel er der alarmerende mange mennesker, der laver dem helt forkert: De er for upræcise. Uaktuelle. Og intetsigende. Det er ineffektivt, og du spilder din dyrebare tid på at krænge noget meningsfuldt ud af dine gnidrede kragetæer. Det vil jeg gerne hjælpe dig af med.

For jo flere udefinerede opgaver, der svæver rundt oppe i dit hoved, jo mere ineffektiv bliver du. Derfor skal du bruge lister. De tvinger dig til at tømme hovedet. Og i effektivitetens navn skal du her få de 5 regler for den gode huskeliste, så du hurtigere kan få mere fra hånden.

1. Punktet skal være en fysisk handling

Så snart punktet på din liste ikke er en fysisk handling, bør du være på vagt. ’Overvej kvaliteten af tilbuddet’, hører ikke hjemme på en liste. Den burde hedde ’print tilbud’, ’spørg x og y om deres mening’, ’sammenlign priser’. Og så videre.

2. Punktet må ikke være et projekt

Det er faktisk her, at de fleste falder i. Projekter har sine egne særskilte projektplaner (forhåbentlig…). ’Planlæg børnefødselsdag’ må ikke være et punkt på din liste. Det er et projekt og kan måske være den overordnede titel på din liste, som indeholder punkter som ’kontakt klovn’, ’køb kage’ eller ’find fødselsdagsflag frem’.

Christina er projektleder og en del af holdet, du møder på BRO Comm. Læs mere om uddannelsen her: bro-kommunikation.dk/kommunikationsuddannelse

3. Punktet skal være en reel sætning

Sørg for, at der er både et navneord og et udsagnsord til stede i dit punkt. Hvis du blot skriver ét enkelt ord, risikerer du, at du ikke forstår dig selv, når du endelig når ned til opgaven. Så skriv sætningen ud – du kan med fordel bruge bydeform, så dit punkt lyder lidt som en ordre, du giver dig selv.

Her er to eksempler:

Forkert: Vin!

Korrekt: Hent vin fra Holte Vinlager.

Forkert: Husk rapport!

Korrekt: Print rapport fra x computer.

Det kan virke banalt, men når du bliver øvet, vil gennemsigtigheden af dine punkter medføre, at du kan handle langt hurtigere på de forskellige opgaver.

4. Hold den opdateret og aktuel

Ryd op på din liste, ligesom du gør i din indbakke. Alt for ofte ser man folk sidde med huskelister, hvor halvdelen af opgaverne ligner en blanding mellem en naiv ønskeliste og en håndskreven kalender. Opgaver på en to-do-liste er opgaver, der skal kunne løses med det samme – ikke en pseudokalender.

5. Hav den altid ved hånden

Du bør altid have din to-do-liste liggende i armslængde. Uanset om du er til møde, i bil, i bus eller derhjemme. Sørg at fange alt, hvad du skal gøre, og få det ned på papir med det samme. Jo mere du går og gemmer på i hovedet, jo langsommere og mindre handlekraftig bliver du, alt imens du mister dit overblik.

Sådan. Der har du den.

Nu er du klar til at lave og bruge produktive to-do-lister. Og følger du de 5 regler, vil du opleve, du føler dig mere ajour end nogensinde før.

Og er der noget, der virkelig kan give arbejdsglæde, så er det, når man får hakket nogle to-dos af. For mig i hvert fald.

Hvordan ser dine lister ud? Har du nogen helt andre systemer? List dem op i kommentarfeltet!

Kom i kontakt

Christina Hendel

Konsulent

Christina arbejder med team- og ledelsesudvikling og faciliterer workshops, der får folk til at rykke sig. Blandt andet har Chr. Hansen, Cook Medical og Novo Nordisk nydt godt af hendes evner. Desuden er Christina projektleder på vores kommunikationsuddannelse, hvor man også kan være heldig at opleve hende undervise og eksaminere.