Den store spildtid, der er forbundet med mailhåndering, skyldes, at vi pendulerer frem og tilbage mellem indbakken og alle mulige andre ting i løbet af dagen.

’Har du ikke fået min mail?’ spørger den søde kollega og lægger hånden blidt på din skulder. ’Hvornår sendte du den?’ kan du jo passende spørge tilbage. ’For 5 minutter siden,’ lyder svaret. I den perfekte verden svarer du så: ’Jamen, så fik jeg den jo nok for 5 minutter siden, men jeg laver også andet end at besvare mails.’

For lad os være ærlige; der er ikke nogen af os, der primært er ansat til at besvare mails. Du har andre og vigtigere opgaver, som din arbejdsplads ikke kan leve med, at du ikke udfører, og hvis du hele tiden tjekker din mail, så gør du det svært for dig selv at løse dine vigtigste opgaver tilfredsstillende.

Så besøg din indbakke lidt sjældnere. Du behøver ikke reagere, hver gang der kommer en ny mail. Luk mailprogrammet ned, og tjek den fx bare en gang i timen.

Når du tjekker dine mails, er det vigtigt, at du starter fra toppen. Hvis du har mange mails, der venter på dig, er der en vis sandsynlighed for, at nogle af de nyere annullerer nogle af de ældre.

Der er 4 ting, du kan stille op med en mail. De starter meget praktisk alle sammen med D, hvis man oversætter dem til engelsk:

• Delete (Slet)
• Delegate (Videresend)
• Defer (Læg til side, enten i arkiv eller på en to do-liste)
• Do (Svar med det samme).

Sådan gør du: Når du går i gang, arbejder du indbakken i bund ved at vælge et af de 4 D’er for hver mail. Mange ting kan du slette, andre kan du sende videre til fx en kollega. Undervejs svarer du kun på de mails, som du kan afslutte på 2 minutter. Først når du er helt igennem bunken, svarer du på de mails, som tager længere end 2 minutter at svare på.

Sidste gang jeg kom tilbage fra en uges ferie, fik jeg min indbakke på 200 mails i bund på under en halv time med denne metode.

Her er en video, som min kollega Morten på et tidspunkt har lavet. Den viser, hvordan det kan fungere i praksis, når du arbejder med de 4 D’er. Tilgiv mig lige på forhånd; den er temmelig oldschool i udtrykket, men dens pointer er sådan set gyldige nok – og det er jo heldigvis dem, du skal koncentrere dig om.

Betragt din mail som enhver anden opgave, som du sætter tid af til. Bestem dig for, hvor lang tid du vil bruge ad gangen. Du går jo heller ikke til et møde og siger: ’Vi bliver bare ved, indtil vi har diskuteret alle elementer af opgaven, eller indtil jeg skal til næste møde.’

Men sådan har mange det med mailen: Jeg bliver ved, til jeg er færdig, eller til jeg skal noget andet.

Niks.

Du skal bestemme dig for, hvor lang tid du vil bruge på opgaven, inden du går i gang. Det tvinger dig til at komme til sagen i dine mails, og det tvinger dig til at prioritere hårdt imellem dem.

Du skal med andre ord være opmærksom på Parkinsons lov, som siger: ’En opgave udvider sig i omfang og kompleksitet, alt efter hvor meget tid der er sat af til at løse den.’

Det gælder for utroligt mange ting. Hvis du har et skuffedarium eller en brevordner eller et kæmpemæssigt kælderrum til rådighed, så skal du nok få fyldt det op. Eller som en kunde sagde for nylig: ’Det er det, der er farligt ved at give folk budgetter – de bruger bare det hele.’

Så sæt et defineret tidsrum af til mailen, brug den tid fornuftigt og effektivt, og kom så videre til næste og vigtigere opgave.

Hvis folk har en forventning om, at du svarer på mails i løbet af få minutter, hvis skyld er det så?

Ja, oftest er det din egen. Hvis du altid læser og svarer med det samme, opdrager du folk til at forvente det hver gang. Du har selv bidraget til at skabe en kultur, hvor det er OK at sende en mail og ganske få sekunder senere gå hen og prikke kollegaen på skulderen og spørge: ’Har du fået min mail?’

Og når nu jeg har bragt ordet ’opdragelse’ i spil, så lad mig lige forfølge det lidt. Det er ikke så få virksomheder og organisationer, der kunne trænge til en skefuld opdragelse, når det kommer til mail.

Når man ser på, hvor meget tid der bliver brugt (og spildt) på uigennemtænkt mailboksning rundt om i verden, bliver det nærmest helt komisk, at regler og skarpt definerede politikker ikke er mere udbredte, end de er. Undersøgelser har fx vist, at vi bruger mere end en fjerdedel af arbejdsdagen på mails, at godt hver tredje mail intet har med vores arbejdsopgaver at gøre, og at vi derfor spilder tusindvis af kroner på unødvendige eller dårlige mails.

Jeg kan jo passende starte med at opdrage lidt her:

Lad være med at sætte folk i Cc i blinde. Vi har hørt for meget på ’jamen, det var bare til orientering’ eller ’nu taler vi jo så meget om at videndele, så jeg tænkte…’ Nej – stop det. Hav en tommelfingerregel om, at ethvert Cc kræver en konkret forklaring.

Lad være med at svare med det samme hver gang. Du opbygger bare en forventning om det. Det er meget få mennesker, der er så uundværlige, at man ikke kan vente et par timer på svaret fra dem. Du går jo også til frokost og sidder i møder. Kan svaret ikke vente, så er mailen i virkeligheden ikke den rigtige kanal. Så må man ringe eller rejse sig.

Send færre mails. Jeg tør godt vove den påstand, at det ikke er alle dine mails, der er nødvendige. Jeg siger ikke, at du skal være en tilknappet særling, og at der ikke skal være plads til hyggemails. Selvfølgelig skal der det. Men verden trænger til lidt mere omtanke, inden der bliver trykket på Send. Undersøgelser viser, at de fleste synes, de får for mange mails. Men de færreste synes, at de selv sender for mange mails. Så hvem er det, der sender alle de mails?

Tal om det med dine kollegaer. De vil elske dig for det, for de går rundt med de samme frustrationer.

Har du selv nogle gyldne tips til at holde styr på din indbakke, så del gerne med os i kommentarfeltet.