Forlader du tit et møde med horn i panden og en følelse af frustration eller vrede? Så skyldes det højst sandsynligt, at der mangler en struktur for mødets tidsstyring.

Frustrationen bunder som regel i, at vi føler, at vi spilder tiden, og at fokus overskygges af umiddelbare ligegyldigheder: Birgit taler om, hvor intuitiv hendes kat er, mens John fortaber sig i irrelevante detaljer fremfor at holde sig til punktet på dagsordenen.

Det er en af mødelederens fornemmeste opgaver at være tidsfascist.

Løsning:

• Hold mødet inden for maksimalt 40 minutter, medmindre det er et decideret arbejdsmøde, hvor man ikke bare taler, men også arbejder undervejs.

• Afsæt på forhånd korte tidsblokke til de forskellige punkter på dagsordenen. Et mødepunkt bør som hovedregel ikke overstige 10 minutter.

• Lav en aftale om, at folk, der kommer mere end fem minutter for sent til et møde, ikke må deltage på mødet. Hvis mødet går to minutter over tid, skal der ligeledes udnævnes en ny mødeleder til næste møde.

• Afslut med en tidsblok til hyggesnak til sidst. Så afslutter I mødet med en god stemning.

Du går fra et møde med en god følelse. MEN seks timer senere lander referatet i din indbakke, og al den positive energi fra mødet forsvinder. Du kan ikke finde hoved og hale i mødets referat og kan derfor heller ikke finde ud, hvilke arbejdsopgaver du skal udføre inden næste møde.

Løsning:

• Drop det uduelige, traditionelle referat, hvor folks holdninger står listet i kronologisk rækkefølge. Referatet skal i stedet være handlekraftigt og løsningsorienteret. Skær ind til benet, og lav et referat, der er delt op i tre kolonner:

1) Arbejdsopgave (Hvad har vi besluttet at gøre?)

2) Ansvarspersoner (Hvem skal udføre opgaven?)

3) Timing (Hvornår skal opgaven være afsluttet?)

Du træder ind i det sædvanlige mødelokale, sætter sig på den samme stol og gentager det samme mønster.

De fleste har en tendens til at undervurdere behovet for forandring, og de fleste mødeledere tænker desværre for lidt over, hvad de fysiske rammer betyder for vores produktivitet.

Løsning:

• Skift lokale, i stedet for at benytte det samme mødelokale som altid.

• Drop bordene, og sid overfor hinanden i stedet. Når deltagerne ikke har et bord kan de ikke tegne krusseduller på blokken. De er tvunget til at engagere sig i mødet.

• Hvis I ikke vil droppe bordene, så afhold mødet stående ved et højt bord.

• Hold mødet, mens I går en lang tur fremfor at sidde stille og slå rødder ved bordene.

Det var tre gode råd om mødeledelse, men der findes jo mange flere. Kender du nogen? Eller har du gode eller dårlige eksempler på mødeledelse?

Mens du tænker dig om, kan du jo begynde med at sende indlægget videre i din organisation, så vi alle kunne slippe for at spilde så meget tid på dårlig mødeledelse.