Hvert år bliver der spildt millioner af kroner, millioner af timer og millioner af menneskers energi på møder. Her har du de 10 gode grunde til aldrig at holde et møde igen (og hvad du skal gøre, hvis du alligevel bliver tvunget til det).

1. Møder er uproduktive

Møder er stilstand, handling er fremdrift. Når du holder møde, så står alt stille, og ofte vil du få langt mere værdifuld information, hvis du handler på dine konkrete projekter, end hvis du taler om dem.

2. Gode møder kræver forberedelse, som ingen laver

Konsekvensen er, at folk møder uforberedte op og spilder hinandens tid – imens det virkelige projekt står stille.

3. Møder er uforholdsmæssigt tidsspild

Når man lægger timerne sammen (hvad man altid bør gøre), så er et møde på én time for otte mennesker i virkeligheden en hel arbejdsdag for organisationen.

Du veksler altså otte timers produktivitet med én times møde. Spørg altid dig selv, om det er det værd.

4. Møder er ofte unødvendige

Alt for ofte mødes folk, ’fordi det er fredag’. Når dine møder begynder at tage navn efter den dag, de afholdes, så skal mødet aflives på stedet. Det hedder kun et fredagsmøde, hvis ingen grundlæggende ved, hvorfor de mødes.

5. Møder udvider sig unødigt

Hvornår er du sidst gået fra et færdigbehandlet møde efter 17 minutter, selvom det i din kalender var indkaldt til at vare en time? Nok aldrig. Dette fænomen kaldes også Parkinsons lov, og den siger, ’at dit møde udvider sig til at passe til netop den tid, der er sat af til det’. Det betyder, at hvis et møde er indkaldt til at vare en time, så varer det netop en time, uanset at substansen blev afklaret på 17 minutter.

6. Møder er afbrydelser

Når folk skal deltage i dine møder, så afbryder du dem midt i andre opgaver. En af mange undersøgelser af workflow viser, at det tager mellem 5 og 45 minutter at komme tilbage til en opgave på samme niveau, som man var, da man forlod den. Man spilder altså tid både under og efter mødet.

7. Møder er gætværk

Der findes et godt udtryk, der hedder ’planning is guessing’. Du har i sidste ende ingen anelse om alle de udfordringer, ændringer og overraskelser, du vil møde undervejs, imens du forsøger at eksekvere dit projekt. Det betyder ikke, at du skal lade være med at holde møder om dit projekt – men det betyder, at du skal handle i den virkelige verden for at blive klogere og korrigere kursen i stedet for at sidde til møder og gætte på, hvad der kommer til at ske.

8. Mødedeltagere er ufokuserede

Loven om ufokuserede mødedeltagere lyder:

’Jo flere mødedeltagere du indkalder, des større er risikoen for, at der sidder en fuldstændig afsporet person og taler om, hvor klog hans kat er’.

9. Møder har ofte upræcise og mangelfulde dagsordener

Upræcise eller helt fraværende dagsordener skaber et upræcist eller helt fraværende produkt.

10. Møder sluger tid på begge sider

Ud over at spilde tid på at komme ind i opgaver efter mødet så er næsten alle møder behæftet med overflødige opvarmningsritualer eller nødvendige onder – både før og efter.

• Brygge kaffe
• Købe morgenbrød
• Dække bord
• Rydde af
• Tale med folk på gangen
• Hente et glas vand
• Transport til og fra
• Lytte forundret til historie om potentiel meget klog kat.

Er du tvunget?

Skulle du alligevel blive tvunget til at holde møder, så får du her syv ideer til, hvordan du kan gøre dem bedre.

1. Afskaf alle faste møder

Medmindre de tjener et krystalklart formål, der er direkte knyttet til dine væsentligste arbejdsopgaver, så kæmp for at få fjernet faste møder.

2. Hold møder stående

Der er lavet mange eksperimenter med stående møder. Typisk sker der to ting. Mødedeltagerne er mere fokuserede, og mødet tager kortere tid.

3. Mål møders kvalitet med, hvor meget handling de skaber

Lakmusprøven for et godt møde er, hvor meget handling, fremdrift og udvikling det skaber på væsentlige udfordringer og projekter.

4. Inviter så få mennesker som muligt

Jo flere mennesker du inviterer, des sværere er det at træffe beslutninger og skabe fremdrift.

5. Hav en klart formuleret dagsorden

Og sørg for, at deltagerne har den i god tid.

6. Hav en ansvarlig for mødet

Hvis andet ikke er oplyst, så skab en kultur, hvor den ansvarlige for indkaldelsen skal stå for alt vedrørende mødet – også det praktiske.

7. Hold fokus på beslutningerne

Det vigtigste ved møder er, hvad der kommer ud af dem. Træf beslutninger. Hold fokus på dem. Hold hinanden ansvarlige for dem.

Synes du også, der bliver holdt for mange møder? Lad mig høre om dine erfaringer i kommentarfeltet.