Her er en lynguide til at skrive effektive noter
I dette indlæg giver vi dig bros foretrukne metode til at skrive effektive noter.
Tag ikke fejl: Det er et nødvendigt indlæg, det her.
For hver uge sidder vi (ja, også dig) i timevis bag lukkede mødelokaledøre og diskuterer og beslutter ting, der påvirker både egne og andres opgaver.
”Så er det en aftale,” siger vi og forlader mødelokalet for at bruge 20 minutter med hovedet nede i indbakken inden næste møde.
Og så har vi glemt, hvad aftalen var.
Det er der jo heldigvis råd for. For du har jo dine noter. Som fint opsummerer, hvad I blev enige om, og hvad du skal gøre nu, ikke sandt?
Øhmmm …
Dårlige noter er en epidemisk landeplage. Så hvis du af og til får centimeterdybe panderynker, når du kigger dine noter igennem i forsøget på at huske, hvad der blev besluttet, og hvem der sagde hvad – så er det her indlæg til dig. Alternativt kan du donere det til en kollega, der virkelig trænger til at spænde af i pandemusklerne.
Hvad er problemet?
Dårlige noter er problematisk af flere årsager:
- Det medfører en sur følelse af at være utjekket.
- Du risikerer, at andre også oplever dig som utjekket, når du famler efter mening og stammer dig igennem ufokuserede noter, som du flygtigt har nedfældet i telegram-stil.
- Du risikerer ganske enkelt ikke at løse dine opgaver, fordi dine noter ikke hjælper dig til at huske, hvad du fik ansvar for.
- Det er i sidste ende ineffektivt og dyrt for din arbejdsplads.
Så for alles skyld: Skal vi ikke gøre noget ved det?
Hvorfor skriver vi dårlige noter?
Problemet er ofte, at du overvurderer, hvad du kan huske. Derfor lader du enten helt være med at tage noter, eller også ender dine noter med at være for kortfattede, upræcise og ufuldstændige.
Måske ser de sådan her ud:
Nogen er de bedste til X, og der skal leveres noget i Word-format. Aha.
Den slags ensomme og tilfældige ord hist og pist på papiret hjælper dig ikke ret meget to uger senere, når du skal følge op.
Eller du tager måske rigeligt med noter? I så fald kan problemet skyldes mangel på struktur, eller at du griber det forkert an sprogligt. Det er to af de væsentligste faldgruber i forhold til at få noterne til at give mening på sigt. Det kan fx se sådan her ud, når det går galt for mig:
Det komplette overblik - i hvert fald i de første 8 minutter efter mødet.
Uanset hvad problemet er, kan bros metode til at tage effektive noter løse det for dig. Ikke fordi, at den er den eneste rigtige. Men den er nem at lære, så tag opskriften til dig, hvis dine noter har det med at ligne billederne herover.
Er du klar?
Sådan skriver du effektive noter
I bro kalder vi den Eva-metoden. De fleste i bro har det nemlig med at skifte notatteknik, når vi først har siddet til møde med Eva Rieks en enkelt gang eller to. Som det mest naturlige i verden tegner hun en sky på midten af sit papir, hvorfra alle vigtige pointer udgår.
Et eksempel på Evas noter. Snorlige.
Mere bredt er metoden kendt som mind mapping. Med mindmaps skaber du nemt et visuelt overblik. De øger tilmed sandsynligheden for, at du faktisk også husker det, du skriver ned.
I stedet for at dine noter blot kronologisk gennemgår af mødets forløb, kategoriserer du nemlig dine noter efter emne.
Men hvordan kan jeg fra mødets start vide, hvilke emner jeg skal kategorisere i, tænker du måske?
Jo, hvis der bare er minimalt styr på tingene på din arbejdsplads, så ved du også på forhånd, hvad et møde nogenlunde kommer til at handle om. Du har vel set en agenda? Den bruger du som outline, når du forbereder dig til mødet efter denne opskrift:
- Åbn en blank side i din notesbog.
- Lav overskrifter, der svarer til agendaen + eventuelle andre emner, du har tænkt dig at byde ind med.
- Noter de vigtigste spørgsmål og tjeklistepunkter til hver overskrift.
Bum. Tænk engang – så ser du tjekket ud, allerede når mødet starter.
Og hvem ved? Måske er der en sammenhæng mellem, hvor velforberedt du er til et møde, hvad der kommer ud af mødet af konstruktive og klare aftaler, og hvor meget tid du spilder undervejs…
6 ekstra ideer og gode råd
Inden du prøver metoden af i praksis, runder vi indlægget af med et par velmente tips og råd:
1. Skriv dine noter i hånden, ikke på en computer
Undersøgelser viser, at vi husker bedre, når vi skriver noter i hånden i stedet for på en computer. Vi aktiverer nemlig mere af hjernen, når vi forbinder det verbale og visuelle.
2. Men skriv pænt og roligt
Sæt tempoet ned, og skriv pænt. De ekstra sekunder, du bruger, får du tifold retur. De fleste skriver både roligere og pænere, når de kun bruger store bogstaver. Så slå eventuelt din indre CAPS LOCK til.
3. Skriv rigtige sætninger frem for enkelte ord
Noter i enkeltords-format er et tydeligt symptom på, at man overvurderer, hvad man kan huske. Brug i stedet rigtige sætninger med grundled og udsagnsled.
Det er ganske enkelt sværere at misforstå ”Kanalen bliver mest brugt til intern kommunikation” end ”Intern kanal”.
Og ”Maria sender PDF på mandag” end ”Får PDF man.”
4. Brug kun forkortelser, du er 100 % fortrolig med
Det er fristende at opfinde nye forkortelser i effektivitetens navn. Men lad være. Brug kun velkendte forkortelser i dine noter. I bro ved vi fx godt, hvem initialer som HB, AG, HH og MSM dækker over. Men det gør det ikke nødvendigvis fornuftigt at forkorte alle navne. Skriv hellere Pernille Haurballe end PH, hvis du kun lige har mødt hende.
5. Skab overblik ved at bruge to farver
En ofte undervurderet dimension ved tekster er deres visuelle appel. Et godt trick her er at skrive med to forskellige farver. Skriv med sort, når du forbereder dig til mødet, og tag så en rød kuglepen med til mødet. Så ved du, at dine spørgsmål er med sort, og at modpartens svar er med rød.
Jeg er ikke så god til det som Eva...
Du kan også variere skriftstørrelsen og på den måde FREMHÆVE de vigtigste detaljer.
6. Vær konsekvent med dine noter
Husk, at bro-metoden ikke er den eneste rigtige. Gør, hvad der fungerer for dig, men vær konsekvent og stringent. Du gør livet lettere for dig selv, hvis dine noter generelt følger samme mønster.
Flere gode råd? Ja tak. Del gerne i kommentarfeltet, hvis du har et.
