Svar hurtigt på dette spørgsmål: Hvornår tjekkede du din mail sidst?

Hvis du er ligesom mange af os andre, så er det formentlig sket inden for det sidste kvarters tid. Også selvom du ikke er på arbejde lige nu.

Det er udbredt praksis at gå til afhængighedsforhold ud fra devisen: Du kan først få hjælp, når du erkender, at du har et problem. Her er seks symptomer på, at din indbakke er gået i blodet på dig:

1. Du tjekker din mail oftere end hver halve time.
2. Du tjekker din arbejdsmail som noget af det første, når du kommer hjem fra arbejde.
3. Du læser hver mail, straks når du har modtaget den.
4. Du føler, at du bør svare på dine mails inden for meget kort tid.
5. Du afbryder tit reelle ansigt-til-ansigt-situationer – samtaler med kollegaer, møder, hyggen ved middagsbordet – for at tjekke mails.
6. Du læser mails bag rattet, selvom du udmærket ved, at det er dødsensfarligt.

Kan du genkende nogle af dem?

Det kan jeg (så det er heldigt, at jeg ikke ejer en bil). Og på papiret skal jeg ovenikøbet forestille at være ekspert på området. Hvorfor er det så svært? Og hvordan slipper vi af med vores afhængighed? Det virker blot som et par rationelle beslutninger, der skal træffes, og så har vi sat nye rammer for, hvordan vi styrer vores indbakke.

De rationelle råd, der aldrig løser dine problemer

Problemet er, at de rationelle beslutninger har en stor familie af irrationelle fætre og kusiner, som hele tiden møver sig ind, drikker sig fulde og danser på dit hæve/sænke-bord, når du har mindst brug for det.

Jeg taler fx tit med folk, der klager over at få for mange mails. Jeg går rationelt til værks: ”Har du overvejet at lukke indbakken ned i en times tid hist og her i løbet af dagen?” Svaret er ofte noget i stil med: ”Det tror jeg ikke, jeg kan. Jeg ville hele tiden spekulere på, hvad jeg mon går glip af.”

Og det er noget irrationelt vrøvl. Du går ikke glip af noget. Det ligger der stadig, når du åbner din mail. Når du kommer hjem fra arbejde, tømmer du heller ikke postkassen og udbryder: ”Nej, har det brev fra kommunen bare ligget der hele dagen?! For pokker, det skulle jeg da have vidst!”

Men at erkende, at man tænker irrationelt, løser ikke nødvendigvis problemet. Der skal mere til. Man kan finde mange drastiske råd a la ”Drop din e-mail i en hel uge, og find dig selv” og ”Brug maks. 20 minutter på mail om dagen”. Det er fint udgangspunkt for dem, der virkelig gerne vil knække nakken midt over.

9 små skridt til succes

For alle os andre vil det være mere værdifuldt og overskueligt at starte i det små. Her er 9 enkle ideer til små skridt, der kan hjælpe dig med at skrælle bare lidt af e-mailafhængigheden væk:

#1 Mind dig selv om, at en e-mail aldrig er en nødsituation

Hvad gør du, hvis du er ved at drukne? Sender du en fax?

Og hvad gør du, hvis din taske bliver stjålet på Strøget? Formidler du dit råb om hjælp gennem fortolkningsdans?

På samme måde er e-mailen den forkerte kanal, hvis urinalet står i flammer. Folk ringer til dig, råber om hjælp på tværs af kontorlandskabet eller kommer løbende med vilde fagter. Så lad være med at fortælle dig selv noget andet.

#2 Vind din frokost tilbage

Indtager du din frokost ved dit skrivebord, mens du læser e-mails? Så er det måske det rigtige sted at forsøge at skære ned på e-mailpsykopatiet. Madpakken smager bedre i kantinen, og tastaturet har ikke godt af tunsalat.

#3 Vent en halv time om morgenen

Hvis du åbner din mail som det første, når du møder om morgenen, begår du en alvorlig fejl. Så vent lige en halv time, og brug den på noget vigtigt.

#4 Hold mailbakken ude af synsfeltet i udvalgte tidsintervaller

Vi bilder os ind, at vi sagtens kan fokusere på en opgave, mens vi holder vores mail åben et andet sted. Outlook hviler sig på naboskærmen på dit udvidede skrivebord, mens Gmail lurer på dig fra en ekstra fane i din browser. Men det er som nævnt indbildning. Vores pupiller er sagesløse små magneter, der hele tiden bliver draget af den store og frygteligt spændende mailbakke. Når du beslutter dig for at fordybe dig i en opgave, skal du gøre det ordentligt. Klik på det fordømte røde kryds, og luk mailen ned – bare en halv times tid.

#5 Gå rigtigt til værks, når du tjekker mail

Har du nogensinde prøvet at have en indbakke uden mails? At gå fra 100 ulæste til NUL på et kvarters tid? Det er skønt. Du bliver så tilfreds med dig selv, og du føler (kun lidt irrationelt), at du har fået det helt store overblik, og at verden bare kan komme an. Men det kræver en skarp systematik – fx at bruge de 4 D’er, når du tjekker mails.

#6 Sæt en deadline for, hvornår på dagen du stopper med at tjekke mails

Kommer du hjem fra arbejde klokken 17, tjekker du sikkert mail klokken 17:10. Ellers er du ikke rigtigt afhængig. Sig til dig selv, at det er OK, men at du stopper på et klart defineret tidspunkt. Ingen mails efter klokken 19, fx. Din kone/mand/hund vil elske dig for det.

#7 Indstil push-tider på din mobil

Det er svært at modstå fristelsen, når din telefon viser, at du har ulæste mails. Det klør i fingeren – ja, i hele systemet faktisk. Så den oplagte løsning er selvfølgelig ikke at kunne se det. Din smartphone har med garanti den funktion, at du kan indstille det tidsrum, der bliver pushet mails til dig. Min stopper fx med at gøre det efter 17:30 og begynder først næste morgen klokken 8. I mellemtiden skal jeg selv aktivt gå ind og hente mails. Og det er en meget større handling.

#8 Brug Outlooks Arbejd offline-knap

Outlook har en Arbejd offline-knap under fanen Send/modtag. Når du trykker på den, kan du stadig have mailen åben uden hele tiden at blive forstyrret af nye mails.

#9 Send færre mails

Gentag efter mig: Jeg behøver ikke svare på alle mails, jeg modtager. Du ved, at det er sandt. Og der er en befriende sandhed i denne algoritme: Jo færre mails du sender, desto færre modtager du også.

Lad mig høre, hvilken af strategierne der er din favorit? Og byd meget gerne ind med flere tips til at komme mailhysteriet og afhængigheden til livs.