Begrebet ’ram’ stammer fra computerverdenen og siger noget om deres ydeevne, hukommelse og handlekraft. Vores første kolos af en computer i mit barndomshjem på Søndervigvej kostede 10.000 kroner og havde1 megabyte ram.

En standard bærbar til 3.000 kroner har nu 3000 megabyte ram. Computerne har altså udviklet deres ydeevne drastisk de sidste 20 år – det har den menneskelige hjerne ikke nævneværdigt.

Men praksis med at have mange programmer kørende i baggrunden og flere åbne faner i bevidstheden – imens vi er på arbejde – er steget. Multi-tasking er blevet et vilkår - men det er ikke effektivt.

For her er pointen. Vores hjerne fungerer på samme måde som en computer. Jo mere du har i hovedet, jo langsommere kører din maskine. Og jo større risiko er der for, at du fryser eller bliver stresset og i sidste ende har brug for at blive genstartet. Det ser man alt for mange eksempler på.

Din computer – dit hoved – skal hele tiden tømmes.

Øvelsen er, at du skal have ’tingene’ ud af hovedet for at frigive værdifuld ram til at træffe beslutninger og udføre handlinger. Luk programmerne ved at få opgaverne ud af hovedet og ned på papir eller ind i kalenderen. Jo flere udefinerede ting, som rumsterer i dit hoved, jo mere stresset og ineffektiv bliver du. Derfor skal du bruge lister. De tvinger dig til at tømme hovedet.

På kurserne i effektivitet siger folk ofte, at de ikke skriver alle deres opgaver ned, fordi det kan stresse lige så meget, når man rent faktisk ser, hvor mange gøremål, man har. Jeg kan godt forstå denne indvending – men jeg er meget uenig.

Det svarer til, at du ikke åbner din netbank, fordi du ikke vil konfronteres med størrelsen af dit overtræk, eller at du ikke vil gå på vægten efter juleferien. Det svarer til at lukke øjnene og stikke hovedet i sandet i stedet for at få overblik og tage fat om roden på udfordringerne.

For hvis man virkelig gerne vil have det bedre med sit arbejde, så kræver det som minimum, at man ved, hvad man ikke laver.

Hvis du vil skærpe dine huskelister, så følg disse 4 simple råd.

1. Det skal være en fysisk handling

Så snart din to-do ikke er en fysisk handling, bør du være på vagt. ’Overvej kvaliteten af tilbuddet’ er ikke handling. Den burde hedde ’print tilbud’, ’spørg x om deres mening’ eller ’sammenlign priser’.

2. Det må ikke være et projekt

Projekter har sine egne særskilte planer. ’Planlæg børnefødselsdag’ hører ikke hjemme på en to-do-liste. Det er et projekt og kan måske være titlen på din liste, som indeholder punkter som ’ring til klovn’, ’køb sodavand’ eller ’print opskrift ud’.

3. Brug bydeform, så dit punkt er en sætning

Forkert: Forberedelse!

Korrekt: Print manuskripter.

Forkert: Blogindlæg!

Korrekt: Læs korrektur på blogindlæg.

Det virker som banaliteter, men når du bliver øvet, vil gennemsigtigheden af dine punkter gøre, at du kan handle langt hurtigere på de forskellige opgaver.

4. Hold listen opdateret, aktuel og lige ved hånden

Opgaver på en to-do-liste er opgaver, der umiddelbart kan løses – ikke en pseudo-kalender eller en naiv ønskeliste. Derfor skal du altid have den inden for 1 meters afstand (jeg bruger selv min telefon), og du skal fjerne punkter, som kræver, at alle mulige andre rykker på en opgave, før du kan få den færdig.