Få folk til at svare på dine mails
Hvis du er ligesom os andre musealbuede skrivebordsnussere, så bruger du en fjerdedel af din arbejdsdag på mails. Det samme gør din modtager.
Mailen er med andre ord en stor tidsmæssig investering. Derfor er det paradoksalt, så ofte vi sender mails direkte ind i en mur af tavshed, som om mailen aldrig nåede frem, men blot svæver mod horisonten på en sky af vanrøgt. Og som afsender er frustration, irritation og en følelse af at blive ignoreret de dominerende oplevelser, vi har, når vi ikke får et svar.
Men hvorfor ender nogle maileventyr altid i tårer? Der er flere problemer: Vi misforstår tonefaldet i halvdelen af alle mails. Vi føler os overbebyrdet af for mange mails. Og vi skriver lange og knudrede mails, som ganske enkelt er svære at besvare.
Hent vores e-bog om mailkommunikation her, og læs mere om vores løsninger med tekst.
Definer modtagerens opgave
Så hvordan får du din chef, din kollega eller kunde til at klikke på den forbandede Svar-knap?
Den altafgørende faktor er, at du har defineret modtagerens opgave for dig selv – allerede inden du starter med at skrive mailen. Alt for mange begynder at skrive ustruktureret fra en tilfældig ende af. Stil i stedet dig selv spørgsmålet:
Hvad vil jeg have min modtager til?
Svaret på dette spørgsmål giver dig den handlingsanvisning, der er afgørende for din modtager. I marketinglingo hedder det et call to action. Din modtager skal uden problemer kunne afkode, hvad mailen kræver af dem: Får de fx information, skal de selv levere information, eller er der en særlig handling, de skal udføre?
Når du har dit call to action på plads, skal du sørge for at løse tre centrale opgaver i din mail, hvis du skal gøre dig forhåbninger om et svar:
- Skriv en effektiv emnelinje
- Kom til sagen i de første to linjer
- Gør det let for folk at svare.
1. Skriv en effektiv emnelinje
Din emnelinje har ét formål: Den skal få din læser til at åbne din mail. Det gør du ved hjælp af et gennemskueligt call to action uden at oversælge indholdet. Kan mailen ikke leve op til emnelinjen, er du selv ude om hovedpinen fra mødet med tavshedsmuren.
Her er to simple teknikker til at skrive en effektiv emnelinje:
- Skriv i bydeform (Få, Send, Download, Læs, Print etc.)
- Stil et spørgsmål (Er det her en god emnelinje?).
Vigtigst af alt: Kom til sagen, og gør det kort. Undersøgelser viser, at de mest åbnede mails har emnelinjer på mellem 28 og 39 tegn – altså et sted mellem ”Husk!” og ”Endelig reminder om din deltagelse i workshoppen Sådan skal du ikke skrive en emnelinje”.
”The best subject lines tell what’s inside, and the worst subject lines sell what’s inside.” – MailChimp, som bro og godt 5 millioner andre bruger til at sende nyhedsbreve ud med.
2. Kom til sagen i de første to linjer
Når vi læser på en skærm, følger vores øjne et F-læsemønster. De blå linjer på billedet herunder viser, hvor læseren kigger mest. F'et er måske lidt svært at få øje på, men mønsteret er tydeligt: Interessen daler efter de første par afsnit.
De første ord i din mail (dem, der kommer lige efter dit indledende hej) er derfor helt afgørende for at få din mail læst og besvaret. Og da vi oftere og oftere læser vores mails på en smartphone, kan du som et pejlemærke forestille dig, at din modtager skal forstå, hvad du vil have ham til, uden at scrolle ned på skærmen.
Så drop indledninger som:
- ”I forbindelse med vores glimrende møde sidste torsdag er jeg kommet til at tænke på en helt masse forskellige ideer, som jeg umiddelbart mener …”
- ”Din kalender ser rigtig travl ud i dag, og du har også møde hele dagen i morgen, så det sidder du nok og skal forberede dig på, men måske du alligevel har tid til liiiige …”
- ”Jeg var til det her vildt spændende foredrag, der handlede om noget, jeg tror, vi alle sammen kan bruge i vores dagligdag, jeg er bare ikke lige sikker på hvad, så jeg skriver mig lige ind på det, og så har jeg tillid til, at du læser med i min tankerække, indtil jeg kommer til pointen, for det er lige så interessant som at læse Ulysses.”
Der er intet i vejen med at skulle skrive sig varm. Men gør det i en kladde, og se din mail kritisk igennem, inden du sender – for både din egen og din utålmodige modtagers skyld.
3. Gør det let for folk at svare
Hold godt fast, for her kommer et overrumplende faktum: Mails bliver oftere besvaret, hvis de er nemme at svare på.
Som afsender er det din sure pligt at gøre det klart for modtageren, hvad der helt konkret skal ske efter endt læsning.
Det mest direkte er en helt firkantet ordre om at svare med tydelig kommando om, hvordan svaret skal udformes. Det er bare ikke i alle situationer, at ”Send mig omsætningsstatistikken fra webshoppen NU!!” er helt passende. Så må du være lidt mere imødekommende i din metakommunikation. Det betyder ’kommunikation om kommunikationen’ og går ud på at fortælle, hvad man fortæller (og eventuelt også hvordan og hvorfor).
Her er et godt eksempel: ”Jeg vil gerne bede dig om at svare på 3 spørgsmål”.
Planter du en sætning som denne i mailens indledning, vil din læser automatisk lede efter dine tre spørgsmål, mens hun læser. Kan du tilmed sætte dem op som en nummereret punktopstilling, er der virkelig noget at komme efter.
”Men jeg skal have svar nu! Som i LIGE NU!”
Så lad være med at sende en mail.
”Hvad?! Handlede det her ikke om, hvordan jeg får svar på mine mails? Hvordan kan jeg det ved ikke at sende en mail?”
Rolig nu. Pointen er, at du ikke kan forvente, at din kunde eller kollega sidder klar med åbent mailprogram og venter på, at netop DIN mail tikker ind, så hun kan svare med det samme. Måske har hun regler for kun at tjekke sin mail et vist antal gange om dagen. Hvem ved?
Hvis du desperat har brug for et svar her og nu, er mailen den forkerte kanal. Så må du ringe. Eller møde op. Så får du også lige rørt dig lidt, samtidig med at du bidrager til at nedbringe vores kollektive mailbyrde bare en smule. Og det ville egentlig være dejligt.
