Der er lavet mange store undersøgelser af den tid, vi spilder på vores sjuskede omgang med mails. Mængden er grotesk. En af de større undersøgelser af fænomenet viser fx, at det i gennemsnit tager 64 sekunder eller mere at vende tilbage til sit arbejde efter en mailafbrydelse.

Tjekker du dine mails, straks når de kommer, mister du altså en halv time hver dag, hvis du får 20-30 mails dagligt. Og mange af os får langt flere mails. Desuden er 64 sekunder faktisk et konservativt bud. Der er mange undersøgelser, der viser højere tal.

Løsningen er først og fremmest at nedsætte antallet af gange, du tjekker mails. Og bare rolig. Du går ikke glip af noget – tværtimod. Nu styrer du hjælpemidlet, i stedet for at hjælpemidlet styrer dig.

Skulle det ikke være nok motivation for dig, så kunne det måske interessere dig, at din IQ falder med 10 point, når du lader dig distrahere af konstant indkommende mails, opkald og sms’er på job. Det svarer til en søvnløs nat eller det dobbelte af en joint. Ja, forskerne har det også sjovt.

Hos bro arbejder vi med at effektivisere større organisationers omgang med mails.

Sidste år udgav vi en gratis e-bog om mails med gode råd til, hvordan man løser problemet.

Det lyder så forbandet banalt. Men alt for ofte mister vi sansen for, hvad der er vigtigt, og fortaber os i stedet i detailopgaver. Og vi kommer så let til at prioritere det, der haster, fremfor det, der for alvor giver værdi. Vi når en masse ting – men tit sker det på bekostning af de rigtige ting.

På vores kurser i personlig effektivitet bruger vi en del tid på denne skelnen, og her henviser vi ofte til loven om nødvendig effektivitet, som lyder:

”Der er ikke tid nok til alting, men der er altid tid nok til det væsentligste.”

Loven fortæller os, at der ikke er tid nok til alting, selvom vi naivt løber rundt og tror det. Vi arbejder som om, der eksisterer noget, der hedder ’færdig’. Men det er jo ikke sådan, at du sidder klokken 13:30 og pludselig tænker: ’Lige nu ville jeg ikke kunne opdrive en arbejdsopgave, uanset hvor meget jeg prøvede.’

Så: Drop jagten på den utopi om pludselig at blive endegyldigt færdig, og fokuser i stedet på at løse de rigtige ting og bevidst prioritere andre ting fra.

Jeg ved, at dit arbejde kræver, at du tænker dig om, mens du udfører det. Derfor bliver multitasking aldrig en effektiv arbejdsmetode. Multitasking skaber stress, forhindrer dig i at lukke opgaver og maksimerer din opgavependulering. Tænk på, at du mister tid, hver gang du skifter arbejdsopgave. Undersøgelser peger på mindst tre minutter per afbrydelse.

Løsningen er det modsatte: Singletasking. Det giver dig fordybelse. Det giver dig mulighed for at komme i bund med opgaverne.

Singletasking består af tre lette skridt:

I. Vælg én opgave. Ja, kun én.

II. Eliminer forstyrrelser. Der er masser af muligheder: Luk mailen. Sluk telefonen. Luk døren. Sidder du på storrumskontor, så luk den mentalt.

III. Sæt et tidsrum af, og arbejd dedikeret på opgaven. Brug en alarm, og sæt et uambitiøst tidsrum af, fx 20 minutter.

Der findes utrolige gevinster ved at bryde opgaver ned i mindre dele.

• Du laver færre overspringshandlinger, fordi opgaven bliver mindre uoverskuelig.
• Du laver færre fejl, fordi du får fokus på alle delelementerne og eventuelt kan få sparring af en kollega.
• Du planlægger bedre, fordi du får overblik over alle elementerne i en opgave i stedet for hovedløst at kaste dig ud i den.
• Du videndeler og optimerer interne procedurer langt lettere ved at bryde opgaverne systematisk ned.

Der er langt flere fordele, men vi stopper her. Vi skal jo også tilbage til arbejdet. Eller du har måske brug for endnu en overspringshandling? Hjælpen er nær:

Her har du en e-bog om overspringshandlinger (Meta!).

Tænk, at der findes trivielle politikker for, hvornår man skal melde sig syg, hvilket tøj man må have på, og om man kan forvente en julegave fra sin arbejdsplads. Men der er ingen politik for at minimere afbrydelser, selvom der her ligger potentiale for større resultater og færre sygemeldinger.

Konservative analyser viser, at vi i løbet af en dag oplever 59 afbrydelser, svarende til ca. syv i timen, hvor 80 procent af disse betragtes som ikke særlig vigtige. Andre undersøgelser viser, at vi spilder et sted mellem 20 og 25 procent af vores dag på trivielle afbrydelser. Og de større regnestykker viser, at vi faktisk kun er produktive i omkring 60 procent af vores arbejdstid.

Det skyldes ikke, at vi er dovne, men at vi bliver afbrudt af mails, telefoner, spørgsmål, private anliggender, støj, overspringshandlinger og manglende disciplin. De mange forstyrrelser betyder, at vi gennemsnitligt bruger 11 minutter på et projekt, før vi distraheres, og at det tager os gennemsnitligt 25 minutter, før vi arbejder på samme projekt igen.

Hvis du vil begynde med at nedbringe dette grotesk høje tal, så er her et par ideer:

Tjek din mail færre gange om dagen. Sluk din telefon. Luk døren. Sæt dig ned i kantinen eller ind på det tomme kontor, og fordyb dig. Tag høretelefoner på. Sig, at du ikke vil forstyrres. Og lad være med bevidstløst at svare på spørgsmål, så snart de kommer ind. Vent i stedet, til du har et par stykker, og svar så på dem alle. På den måde reducerer du den uproduktive pendulfart mellem dine arbejdsopgaver.

Og bliv månedens kollega ved at spørge til nogle generelle regler for, hvordan I forstyrrer hinanden. For i alt grovæder forstyrrelser op imod 2 timer af vores arbejdsdag!