Der var engang noget, der hed 1990’erne - tænk Voldborgs striktrøjer, John Faxes krøller og Barbie Girl. Men selv om den tekniske formåen på intranettet har ændret sig markant siden John Faxe ramte den lige i røven, er mange af udfordringerne på intranettet i bund og grund de samme.

Her er 5 eksempler på intranetudfordringer, der hidtil har vist sig at være særdeles sejlivede.

1. Folk bidrager ikke til intranettet

Det er en udbredt og fornuftig målsætning, at et intranet skal sikre og forbedre videndeling. Der bliver skabt medarbejderfora og åbnet for tilbagemeldinger og kommentarer på nyheder og lignende, men selv om de får teknologien stillet til rådighed, begynder medarbejderne ikke automatisk at dele ud af deres viden.

De fleste af os fungerer i al enkelthed sådan, at vi svarer, når vi bliver spurgt. Og så vender vi diskret øjne af ham ovre i hjørnet, der helt umotiveret råber op i tide og utide. Der skal kæmpes for dialogen, for den kommer ikke af sig selv.

2. Intranettet afspejler organisationsstrukturen

Når informationsarkitekturen og menustrukturen på intranettet skal på plads, er det en dårlig ide at kopiere organisationsdiagrammet og lave undersider for henholdsvis Kundeservice, Salg, Administration og så videre. Det er ofte en nem løsning, men den er ikke brugervenlig.

Mange arbejdsopgaver er jo ikke begrænset til én afdeling, og den silostruktur, som tit bliver konsekvensen, gavner bestemt heller ikke videndelingen. Intranettet bør i stedet være centreret om arbejdsopgaver og –værktøjer.

3. Ledelsen har ikke fokus på intranettet

Undersøgelser har vist, at intranetopbakningen er steget hos ledelser rundt omkring i danske virksomheder de seneste år. Desværre ser vi ofte, at ledelsen ikke er så gode til at bidrage til at skabe værdi, indhold og interaktion på intranettet. Intranettet er ellers en potentielt fremragende kanal for linjekommunikation: Flere medarbejdere kan informeres samtidig uden at spilde dyrebar tid på flere møder, og chefen sparer tid, fordi al info er tilgængelig på intranettet.

Hvis ledelsen ikke bidrager, forsvinder mange af intranettets strategiske elementer, og intranettet bliver reduceret til overflødig hyggesnak. Derfor skal chefer med jævne mellemrum mindes om intranettets store værdi, så de kan være stærke, når trangen til at nedprioritere melder sig.

4. Intranettet bruges ikke strategisk nok

En del intranet lider, fordi de mangler en grundplan. Som nævnt er det ikke nok at lancere en it-løsning og tro, at det hele kommer af sig selv. Kommunikation og strategi skal tænkes ind allerede i opstartsfasen ved at spørge sig selv, hvad målet er, og hvordan intranettet kan skabe værdi for organisationen.

Hvis målsætningen fx er at effektivisere arbejdsgange og forbedre samarbejdet, skal der lægges en detaljeret plan for, hvordan intranettet skal bidrage til at indfri den målsætning. Det kræver, at ledelsen kommer på banen, men de menige medarbejdere skal også involveres – det er jo dem, der sidder med opgaverne i sidste ende. Det giver ofte en svær balance mellem bottom-up og top-down: man vil gerne inddrage brugerne, men det er svært at arbejde strategisk, når indholdet skabes nedefra.

5. Indholdet bliver ikke opdateret

Forestil dig en gammel opslagstavle med krøllede og gulnede noter, indkøbssedler fra sidste år og invitationen til en nytårsfest i 2007… Den manglende opdatering af intranettets indhold er en af de helt klassiske udfordringer. Hvem opdaterer hvad og hvor tit, og hvor høj prioritet har det? Det er spørgsmål, der skal afklares – ellers presser et andet spørgsmål sig nemlig på: hvor hurtigt går intranettet i glemmebogen, hvis der ikke sker noget på det?

Problemet er ofte, at det er en lille og centralt placeret redaktion, der står for at opdatere intranettet, og de må selv finde ud af, hvad og hvor der skal opdateres. Alternativt kan ansvaret fordeles ud på et større antal personer i organisationen, men det stiller tilsvarende større krav til koordinering og forpligtelsen til opgaver.

Hvad er din holdning til jeres intranet (eller John Faxes krøller for den sags skyld)? Hvad fungerer, hvad kunne blive bedre?